Mogelijkheden
Op dit moment zijn er drie verschillende configuraties beschikbaar om medewerkers te importeren, afhankelijk van de gewenste koppelsleutel (personeelsnummer, ExternWerknemerId of BSN) selecteer je de gewenste variant.
De koppelsleutel geeft aan op welke manier het verzuim bij de juiste medewerker verwerkt mag worden. Indien er ook een medewerker import actief is voor deze klant, stel je hier dezelfde koppelsleutel in als bij de medewerker verwerking. Op deze manier garandeer je de uniciteit van de koppelsleutel.
Beschikbare configuraties
Conversie Volledige Verzuimhistorie op BSN
Conversie Volledige Verzuimhistorie op personeelsnummer
Conversie Volledige Verzuimhistorie op ExternWerknemerId
Overzicht instellingen
| Configuratie | Verzuim import |
| Type koppeling | SFTP |
| Wijze van aanleveren | Compleet |
| Koppelsleutel | Personeelsnummer, ExternWerknemerId of BSN |
| Bestandsformaten | .xls, .xlsx, .xml, .csv |
Belangrijk aandachtspunt Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van het koppelplatform én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd. Met name met een verzuimkoppeling kan het aanleveren van te weinig data leiden tot het verwijderen van trajecten.
Stappenplan
Stap | Actie | Wie |
1 | Ga naar de Xpert Suite Beheer pagina | Functioneel beheerder |
2 | Klik in het menu op Koppelvlakken | Functioneel beheerder |
3 | Klik op SFTP Account beheer | Functioneel beheerder |
4 | Klik op nieuwe koppeling toevoegen | Functioneel beheerder |
5 | Vul de gegevens voor de koppeling in:
| Functioneel beheerder |
| 6 | Klik op opslaan | Functioneel beheerder |
| 7 | Klik op Key genereren | Functioneel beheerder |
| 8 | Selecteer de optie E-mail of SMS | Functioneel beheerder |
| 9 | Vul het e-mailadres of telefoonnummer in van de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren, naar deze persoon zal het wachtwoord via de gekozen optie verstuurd worden | Functioneel beheerder |
| 10 | Klik op Key genereren | Functioneel beheerder |
| 11 | Download de key | Functioneel beheerder |
| 12 | Ga naar het tabblad Configuraties | Functioneel beheerder |
| 13 | Klik op nieuwe configuratie toevoegen | Functioneel beheerder |
| 14 | Vul de gegevens voor de configuratie in:
Selecteer de optie standaard, of ga voor een maatwerkconfiguratie (meer informatie, zie onderstaande alinea 'Configuraties' ) | Functioneel beheerder |
| 15 | Download de standaard | Functioneel beheerder |
| 16 | Klik op opslaan en druk op bevestigen | Functioneel beheerder |
| 17 | Deel de volgende gegevens met de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren
Let op, stuur deze credentials beveiligd en gescheiden naar de klant. | Functioneel beheerder |
| 18 | Vul het toegestuurde .xlsx bestand in, denk hierbij aan de verplichte velden | Contactpersoon klant |
| 19 | Log middels de toegestuurde credentials in op het sftp account, dit is mogelijk via een programma als WinSCP of Filezilla:
Autenticatie: Key.ppk ontvangen via functioneel beheerder | Contactpersoon klant |
| 20 | Upload het bestand in de map Medewerkers | Contactpersoon klant |
Velden
Het verzuimbestand moet de volgende velden bevatten. Per veld is er aangegeven of ze Verplicht, Conditioneel of Optioneel zijn. Voor deze termen gelden de volgende definities:
Verplicht: Veld moet ingevuld worden, anders valt de hele regel uit.
Conditioneel: Verplicht mits de bijbehorende conditie aan de orde is, anders is het veld Optioneel.
Optioneel: Veld hoeft niet, maar kan wel ingevuld worden.
| Naam veld | Default | Vereist | Toelichting |
| WerkgeverCode | Ja | Optioneel | Verplicht indien het klantaccount voor meerdere werkgevers is geautoriseerd. Zorg ervoor dat de werkgevercode in de XpertSuite bij de stamgegevens van de werkgever is gevuld. |
| BSN | Ja | Conditioneel | Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel BSN. |
| Personeelsnummer | Ja | Conditioneel | Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel Personeelsnummer. |
| ExternWerknemerId | Ja | Conditioneel | Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel ExternWerknemerId. |
| Protocol | Ja | Verplicht | 'Ziekte' en 'Zwangerschap' zijn de mogelijke waardes. Hiermee wordt doorgegeven welk protocol gestart dient te worden. |
| TrajectId | Ja | Optioneel | Wordt ter info vastgelegd |
| TrajectVerloopId | Ja | Optioneel | Wordt ter info vastgelegd |
| StartdatumTrajectVerloop | Ja | Verplicht | |
| EinddatumTrajectVerloop | Ja | Conditioneel | Indien het trajectverloop beëindigd dient te worden, is het verplicht om dit veld te vullen. |
| Notitie | Nee | Optioneel | |
| VerzuimOorzaak | Ja | Verplicht | Vul dit veld met de verzuimoorzaakcode. Zorg dat de betreffende verzuimoorzaakcodes zijn gekoppeld aan de werkgever |
| Verzuimpercentage | Ja | Verplicht | Waarde tussen 0 en 100. |
| DienstverbandGroepCode | Nee | Optioneel | |
| BevallingsDatumVermoedelijk | Ja | Optioneel | Indien protocol is Zwangerschap, dan is dit veld verplicht om aan te leveren |
| BevallingsDatumFeitelijk | Ja | Optioneel | Indien protocol is Zwangerschap, en de einddatum van het zwangerschapsverlof is bekend, dan is dit veld verplicht om te vullen. |
Businessrules
- Iedere regel in het aangeboden bestand is één trajectverloop.
- Indien een medewerker eerst 100% ziek is, en na X aantal dagen nog 40% ziek, dan staan er voor dit traject twee trajectverloopregels in het aangeleverde bestand.
- Deze import gaat er vanuit dat de volledige verzuimhistorie in het aangeleverde bestand zit. In XS Connect kun je invullen vanaf welke datum je het verzuim in de aanlevering verwacht (zie 'Configuratiemogelijkheden'). Al het verzuim dat op deze datum lopend is of na deze datum is beëindigd, moet in het aangeleverde bestand zitten (inclusief eventueel samengesteld verzuim dat aan deze trajecten vooraf gaat).
- De EinddatumTrajectVerloop is een 'tot-en-met' datum. De datum die hier wordt doorgegeven is de laatste dag dat een medewerker voor het bijbehorende percentage afwezig is.
Configuratiemogelijkheden
Er is een aantal instellingen waarmee de omvang van het aangeleverde bestand kan worden gekaderd.
'Aanleveringperiode in maanden': Indien hier een getal (in maanden) wordt ingevuld, dan wordt er vanuit gegaan dat de hoeveelheid verzuim die wordt ingestuurd minstens het aantal ingevoerde maanden bevat. Als je niets invult, wordt als standaardwaarde 24 maanden genomen. Wil je meer verzuim inlezen, dan kun je hier een hogere waarde invullen.
'Aanleveringsdatum vanaf': Hier kan een vaste datum worden ingevuld vanaf welke datum het verzuim in de aanlevering aanwezig is. De notatie in dit veld is jjjj-mm-dd.
'Traject verwijder actie': Hiermee geef je aan of de koppeling trajecten in de Xpert Suite mag verwijderen.
- Delete: De koppeling mag trajecten in XS verwijderen als ze niet worden aangeleverd.
- Log: De koppeling mag geen trajecten in XS verwijderen, maar plaats een melding op het logverslag zodat het inzichtelijk is welke trajecten er volgens de aanlevering wel verwijderd zouden moeten worden.
- Log als startdatum voor einddatum valt: De koppeling mag geen trajecten in XS verwijderen als de eerste ziektedag vóór de ingestelde 'Aanleveringsdatum vanaf' ligt, maar plaats een melding op het logverslag zodat het inzichtelijk is welke trajecten er volgens de aanlevering wel verwijderd zouden moeten worden.
Verwijderen van trajecten
Vaak is het bronsysteem waar vanuit verzuim naar de Xpert Suite wordt geëxporteerd leidend voor de verzuimregistratie. Bij annuleringen, correcties of mutaties kan het soms voorkomen dat er in de Xpert Suite een traject verwijderd moet worden. In deze gevallen zal er een traject aanwezig zijn in de Xpert Suite maar deze is dan niet aanwezig in het laatste aangeleverde bestand. Indien de instelling 'Traject verwijder actie' op 'Delete' staat, dan geef je de koppeling toestemming om deze trajecten uit de Xpert Suite te verwijderen. In principe is dit wenselijk gedrag aangezien het aangeleverde bestand leidend is voor de verzuimregistratie.
De Xpert Suite zal nooit een traject verwijderen indien er notities of documenten in het dossier zitten. Op deze manier gaat er nooit werk van een Xpert Suite gebruiker verloren. Er zal dan alleen een melding op het logverslag komen dat het traject niet verwijderd kan worden, omdat er dossiervulling aanwezig is.
Importeren van ziekmeldingen bij afgesloten dienstverlening
Het komt wel eens voor dat een dienstverleningsovereenkomst is beëindigd en dat er met terugwerkende kracht alsnog een ziekmelding geïmporteerd moet worden. Er is een controle ingebouwd die kijkt of de startdatum van de ziekmelding binnen de periode van de overeenkomst valt, waardoor de ziekmeldingen alsnog verwerkt kunnen worden.