INHOUDSOPGAVE

• 1. Opvoeren van een verzekeraar/volmacht en verzekeringsproducten 
• 2. Polissen 
  • 2.1 Toevoegen van een polis
  • 2.2 Toevoeging tussenpersoon  bij polisadministratie
  • 2.3 Inzage polisgegevens op werkgeverniveau
  • 2.4 Werkgever polis overzicht 
• 3. Deelnemerregistratie op de polis
  • 3.1 Automatisch in-/uitsluiten op verzekeringspolissen
    • 3.1.1 Aanvullende voorwaarden: sv-loon controleert pensioengevens salaris & minimum jaarloon
  • 3.2 Instellen functionaliteit 
  • 3.3 Deelnemerregistratie op Dossier niveau 
• 4. Tips & Tricks 

Binnen de module Polisregistratie is het mogelijk om Polissen op werkgeverniveau vast te leggen inclusief de deelnemerregistratie. 

Om polissen bij een werkgever vast te kunnen leggen dient er eerst verzekeraars en verzekeringsproducten opgevoerd te worden. 

1. Opvoeren van een verzekeraar/volmacht en verzekeringsproducten 

Bij het opvoeren van verzekeraars maken we onderscheid tussen volmachten en verzekeraars. Een Volmacht bevat altijd minstens 1 onderliggende verzekeraar. Een verzekeraar is de entiteit die nodig is om de verzekeringsproducten te kunnen vastleggen binnen een volmacht. 

Het is mogelijk om de POR code van een verzekeraar op te voeren. Dit veld is niet verplicht om op te voeren. De code bestaat uit een letter gevolgd door 3 cijfers. Er zal geen controle gedaan worden of deze code actief of vervallen is

De verzekeraar heeft meerdere verzekeringsproducten welke binnen ‘beheer verzekeraar’ toegevoegd kunnen worden. 

De opties qua type deelname zijn:

• Alle Werknemers
  • Alle werknemers vallen automatisch onder de dekking van dit verzekeringsproduct (behalve eventuele expliciet uitgesloten werknemers
• Gebaseerd op dienstverband
  • Hier gaan automatisch alle werknemers onder vallen welke dit type dienstverband hebben (keuze uit vast en flex).
  • Zie ook ‘dienstverband voor verzekering’ hieronder
• Handmatig
  • Bij deze producten kunnen werknemers handmatig op de polis worden toegevoegd. Dit speelt bijvoorbeeld voor een DGA-polis

Let op: Wanneer gebruik wordt gemaakt van de koppeling naar bijv. ANVA/CCS, dan dienen de codes overeen te komen met zojuist genoemde systemen.  

Aanzetten van de snapshotagendering is benodigd wanneer ook gebruik wordt gemaakt van de schadelastrapportages.

Bij het beheren van verzekeraars met hun producten is het mogelijk om onderscheid te maken tussen een volmacht(houder) en een verzekeraar. Reden hiervoor is dat bij een verzekeringsproduct vervolgens kan worden aangegeven (indien het een product bij een volmacht is) wie de achterliggende risicodrager is. Hierbij kan tevens worden gekozen om de facturen voor ‘de verzekeraar’ naar de volmachthouder of de verzekeraar te laten sturen (vanuit de Xpert Suite). Hiermee worden schadelastbeheersers nog flexibeler in de in te stellen facturatiestromen voor hun activiteiten.  

2. Polissen 

2.1 Toevoegen van een polis

Het toevoegen van een polis kan binnen het werkgeverbeheer. Zoek de gewenste werkgever op en voeg daar binnen het tabblad Verzekeringen de polis toe.  

Alleen deze knop opslaan zorgt voor het definitief registreren van gegevens, inclusief dekkingen.  
Wanneer je een dekking opstelt en toch voor annuleren kiest, zal deze toch zichtbaar zijn in het polisscherm. Alleen in dit scherm annuleren of opslaan zorgt dus voor definitieve registratie.

De polis gegevens zijn opgesplitst zodat 1 polis meerdere dekkingen binnen een lopende polis ondersteunt. Dit om bijvoorbeeld een jaarlijkse aanpassingen van de polisvoorwaarden inzichtelijk te maken. Er is echter altijd maar 1 lopende dekking in de tijd. Er kunnen dus geen overlappende dekkingen zijn.

Op het polis overzicht is een overzicht van deze dekkingen met de optie om een dekkingsperiode toe te voegen danwel een bestaande dekking te beheren.

Bij het bewerken of invullen van het polisregistratiescherm is het vanaf 19-9-2024 mogelijk om onder ‘Loon bij ziekmelding’ te selecteren welk loon (contractloon of looncomponenten) gehanteerd wordt. 

Wanneer je gebruik maakt van een looncomponentenimport kunnen hiermee de geïmporteerde loongegevens gebruiken voor het berekenen van het loon bij ingang ziekte op basis van de polis. Tevens kan nog steeds gebruik worden gemaakt van ‘Contractloon uit dienstverband’. 

Bij het registreren van een ziekmelding wordt het ‘Loon bij ingang ziekte’ ingevuld met het loon op basis van de instelling op de polis.

Let op! Bij loon bij ingang ziekte wordt met deze aanpassing gekeken naar de geldende polis om te bepalen welk loon gebruikt moet worden, maar er wordt nog niet gekeken naar de deelnemerregistratie. Het is, net als voorheen, niet mogelijk om voor werknemers (die op verschillende polissen staan) op verschillende manieren het loon bij ingang ziekte te vullen. Advies is om bij verschillende verzuimpolissen bij een werkgever dezelfde ‘Loon bij ziekmelding’ en loonbegrip instelling toe te passen.

2.2 Toevoeging tussenpersoon  bij polisadministratie

Bij Beheer>Relatiebeheer>Tussenpersonen kunnen tussenpersonen worden opgevoerd, inclusief een lijst van contactpersonen bij deze tussenpersoon. Een tussenpersoon kan vervolgens aan de polis worden gekoppeld binnen de aanvullende polis gegevens van een polis. De lijst is alfabetisch gesorteerd. Daarnaast is er een overzicht regel die via een tabel de naam, code en actief-status toont. Via het overzicht kan er via een zoekveld op deze gegevens gezocht worden. 

2.3 Inzage polisgegevens op werkgeverniveau

Vanaf de release van 4 mei 2023 is het mogelijk om via een widget de polis gegevens in te zien van een werkgever.

Wat is er gewijzigd?

Er is een actielink toegevoegd in het portalbeheer dat ingesteld kan worden op het werkgeverdossier (Insurances_EmployerPolicies). Via deze link kan de gebruiker naar het overzicht van de verzekeringen gaan. In dit overzicht zullen alle (historische) polissen te zien zijn. Bij de selectie van een polis worden er een aantal informatiepanels getoond:

• Het eerste panel geeft informatie over de verzekeraar, polis gegevens en wie de tussenpersoon is (indien aanwezig). 
• In het volgende panel wordt het totaal uitgekeerde bedrag binnen de polis getoond. Als het om een Verzuim Conventioneel polis gaat staat hier ook het claimtraject bij vermeld en het aantal verzuimtrajecten die op dat moment actief zijn. Er zal bij het totaal uitgekeerde bedrag een datum vermeld worden vanaf wanneer het uitgekeerde bedrag bijgehouden wordt. Dit zal standaard niet verder terug de tijd in gaan dan 01-01-2023, mede omdat de functionaliteiten rondom (verzuim)claims binnen XpertSuite relatief nieuw is. Mocht er toch de wens zijn om deze datum verder in het verleden te zetten kan dit ingesteld worden via een de nieuwe productparameter ‘PolicyTotalPayoutReferenceDate’.
• Het laatste panel geeft informatie over de polisversie.

Hoe is dit in te stellen via het beheer?

Er moet een actielink worden toegevoegd aan het portal beheer van de gebruiker/gebruikersgroep.

Deze actielink heet: Insurances_EmployerPolicies

Daarnaast moet een gebruiker de volgende autorisaties hebben om dit overzicht in te mogen zien:

Gebruikersbeheer > Autorisaties > Verzekeringen > Werkgever polissen inzien.

Als de gebruiker autorisaties heeft om de polis instellingen van de werkgever te bewerken, dan kan er vanuit dit overzicht hiernaartoe worden genavigeerd. Hetzelfde geld voor gebruikers die autorisatie hebben om de claims van de werkgever in te zien.   

2.4 Werkgever polis overzicht 

Er is een overzichtspagina gemaakt met alle polissen van alle werkgevers waar de gebruiker voor geautoriseerd is.

In het overzicht worden alle polissen getoond waar de gebruiker autorisatie voor heeft. Dit kan voorkomen als de gebruiker autorisatie heeft voor de werkgever, of als de gebruiker fungeert als verzekeraar of tussenpersoon van een polis.

Er is een actielink toegevoegd die ingericht kan worden in het portalbeheer (Insurances_Policies). In het overzicht kunnen gebruikers alle polissen inzien waar ze voor geautoriseerd zijn. In dit overzicht worden de top 200 resultaten getoond, gerangschikt op startdatum. Voor een beter zoekresultaat kunnen de filteropties gebruikt worden. Wanneer er op een regel geklikt wordt zal er een nieuwe tab geopend worden waar meer polis informatie zichtbaar is.

3. Deelnemerregistratie op de polis

De link “Deelnemers op polis beheren” op de polis opent een deelnemer registratie scherm voor deze polis. Hier staat een overzicht van de medewerkers die deelnemen aan deze polis, en de eventuele uitsluitingen.

Het scherm biedt de functionaliteit tot het uitsluiten van (een) medewerker(s) op de polis (indien deelname type is “alle medewerkers” of “gebaseerd op dienstverband”), danwel de functionaliteit tot het insluiten van (een) medewerker(s) op de polis.

Bij uitsluiten is een reden van uitsluiting verplicht. De mogelijke redenen voor uitsluiting zijn:

• Afstandsverklaring
• Leeftijd
• No-Risk
• DGA
• Overig

3.1 Automatisch in-/uitsluiten op verzekeringspolissen

Het is geautomatiseerd mogelijk om werknemers in- of uit te sluiten op verzekeringspolissen, dit wordt gebaseerd op de ingestelde aanvullende voorwaarden. Per product en polis kan ingesteld worden welke aanvullende voorwaarden actief zijn en met welke variabelen. Zo kunnen dus bijvoorbeeld automatisch werknemers die te jong zijn uitgesloten worden van een polis en zodra ze oud genoeg zijn worden ze automatisch weer ingesloten (tenzij ze op basis van een andere aanvullende voorwaarde uitgesloten moeten worden). 

We kennen de volgende aanvullende voorwaarden: 

•Uitsluiten indien jonger/ouder dan X jaar: werknemers die te jong zijn worden nog niet meegenomen op de polis. Wanneer zij oud genoeg zijn, worden ze automatisch ingesloten op de polis. Werknemers die een bepaalde leeftijd bereiken (in het voorbeeld 65 jaar), worden automatisch uitgesloten van de polis. 

•Uitsluiten indien ziek bij ingangsdatum polis: werknemers die een lopend ziektetraject hebben op de datum dat de polis ingaat, worden uitgesloten. Wanneer zij >42 dagen hersteld zijn gemeld, zal de uitsluiting vervallen. Dit geldt ook voor werknemers die nog geen 42 dagen hersteld zijn vóór de ingangsdatum van de polis. Let op: bij normale schadelastpolissen geldt al dat hij op basis van eerste ziektedag bepaalt onder welke polis een ziektetraject valt. Maar voor het communiceren van pensioenrechten (en in de toekomst andere typen claims) is het noodzakelijk explicieter vast te leggen dat iemand nog niet onder een polisdekking valt. Daar is deze functionaliteit voor bedoeld. 

•Insluiten indien loon hoger is dan SV-loon (of pensioengevend salaris) : werknemers die minder verdienen dan het wettelijk vastgestelde maximum loon, worden uitgesloten van deze verzekering. Dit is van belang bij bijvoorbeeld de WIA Excedent verzekeringen. Als ze bij een loonsverhoging toch boven het wettelijke bedrag uitkomen, zullen ze automatisch worden ingesloten op de verzekering. 

3.2 Instellen functionaliteit 

De voorwaarden zijn in te vullen op zowel verzekeringsproductniveau (Beheer > Dienstverlening > Verzekeraars > Verzekeringsproducten) als op verzekeringspolisniveau (Werkgeverbeheer > Verzekeringen). Wanneer de instellingen worden gedaan op productniveau, nemen de bijbehorende polissen deze instellingen over. Zo hoeft de beheerder niet voor elke polis opnieuw de voorwaarden in te stellen. Indien gewenst, zijn de instellingen wel nog aan te passen per polis. 

3.3 Deelnemerregistratie op Dossier niveau 

In het werknemer dossier is op het tabblad “Verzekeringen” de polissenwidget zichtbaar. Hier is te zien op welke polissen de werknemer in- en uitgesloten is.  

In het geval van een polis waarin werknemer handmatig toegevoegd kunnen worden: 

4. Tips & Tricks 

Triggers tbv Polissen

De volgende triggergebeurtenissen bestaan binnen de context van een werkgever:

• Polis aangemaakt 
• Polis gedeactiveerd 
• Polis gereactiveerd 

Hiermee kan gemakkelijk gesignaleerd worden wanneer bijvoorbeeld een polis afloopt op werkgeverniveau, zodat hier de benodigde acties op uitgevoerd kunnen worden. 

Er bestaan een aantal triggervoorwaarden welke je kunt gebruiken om taken omhoog te laten komen die actief signaleringen afgeven binnen dossiers. 

• Heeft lopende polis van VerzeekringsType X
• Heeft startdatum binnen X dagen na start polis van VerzekeringsType Y
• Jaarloon Trajectverloop boven MaximumLoonsom van Polis
• Totaal loon ingesloten zieke werknemers boven aangemelde loonsom van polis
• Traject heeft meerdere actieve polissen voor zelfde verzekeringstype 

Zie hieronder een tabel om de juiste verzekeringstypes te kunnen bepalen, vul bij de triggervoorwaarden het VerzekeringsTypeId in: 

Meldingsdatum en uitsluiten uitkering op trajectverloop-correctie

Bij een ziekmelding kunnen (indien de gebruiker geautoriseerd is als ‘polis beheerder’ ook gegevens worden vastgelegd die voor de schadelastbepaling een corrigerend effect hebben (meldingsdatum en eventueel ‘uitsluiten van uitkering’). Deze velden kunnen via de normale ‘ziekmelden’-knop worden ingesteld bij de ziekmelding en het laatste trajectverloop, maar per deze release kunnen ook de correcties voor eventuele voorliggende trajectverlopen of al afgesloten trajecten eenvoudig nog worden aangepast. Hiervoor hoeven meldingen dan dus ook niet eerst heropend te worden. Dat was al eerder mogelijk met het verzekerde loon en het verzuimpercentage, maar per deze release zijn de ‘Datum melding’ en ‘Uitsluiten van uitkering’ als gegevens daarop toegevoegd.