Koppelwijze
De koppelwijze voor AFAS op XS Connect is de SOAP API van AFAS. Hiervoor dienen nog zogenaamde GetConnectoren te worden geinstalleerd.
Data-entiteiten
Met de standaard AFAS koppeling is het mogelijk om de volgende vijf data-entiteiten zelfstandig te koppelen:
Afdelingen
Werknemers (+ dienstverbanden)
Gebruikersaccounts voor leidinggevenden
Looncomponenten
Verzuim
Contractloon
Voor de bovenste vier data-entiteiten geldt dat er binnen XS Connect alleen een import (van AFAS naar de Xpert Suite) mogelijkheid is. Voor verzuim is er een exportmogelijkheid waarbij de Xpert Suite als leidend wordt beschouwd binnen de verzuimadministratie. Contractloon is mogelijk om op te halen vanuit de API. Hiervoor zijn specifieke kolommen toegevoegd in de api om de juiste gegevens te koppelen aan de juiste kolommen in XS
Mogelijkheden
Op dit moment zijn er twee verschillende opties beschikbaar:
AFAS Werknemer - Binnen de AFAS Werknemer koppeling vallen verplicht de dataentiteiten Afdelingen en Medewerkers. Optioneel is om hier de Gebruikersaccounts voor leidinggevenden aan toe te voegen.
AFAS Verzuim - Binnen de AFAS Verzuim koppeling valt uitsluitend de dataentiteit Verzuim.
Waar hebben jullie onze hulp bij nodig:
- De Flex-propositie in AFAS (voornamelijk gebruikt binnen de uitzendbranche) wordt niet ondersteund door de standaard AFAS koppeling. Dit kan enkel nog via een werkopdracht door een consultant gedaan worden.
In de integratie met de Flex-propositie wordt elke externe werknemer slechts éénmaal in de Xpert Suite geregistreerd met ook maar één verzuimdossier, terwijl zijn plaatsingen bij verschillende opdrachtgevers alsnog inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Op deze manier kan ook samengesteld verzuim binnen het wettelijk kader correct worden vastgelegd onafhankelijk van de verschillende opdrachtgevers waar een medewerker geplaatst is. - Salarisgegevens zijn niet aanwezig in de standaard AFAS koppeling. Het meesturen van salarisgegevens bij een dienstverband behoort wel tot een maatwerkoplossing. Hierbij wordt er geen onderscheidt gemaakt tussen de verschillende looncomponenten die in AFAS zijn ingericht, maar is het wel mogelijk om per dienstverband door te geven wat het bijbehorende 'Bruto maandloon', 'Bruto vier-weken loon' of het 'SV loon' is. Dit dient in 1 kolom toegevoegd te worden aan de GetConnector. Voornamelijk voor volmachten die Xpert Suite gebruiken, is het erg belangrijk om te beschikken over de loongegevens zoals deze in de afgesloten polis is overeengekomen. Houdt er wel rekening mee dat het toevoegen van salarisgegevens aan de koppeling extra tijd en complexiteit met zich mee brengt bij de inrichting aan de AFAS kant.
- Bij bestaande klanten staan er al gegevens in de database. Hiervoor zijn synchronisatiewerkzaamheden door een consultant benodigd.
De koppeling tot stand brengen:
Voor je de koppeling tot stand brengt zal er eerst een Klantenaccount moeten worden aangemaakt en gevuld worden met de juiste gegevens.
Voor het leggen van een verbinding tussen de Xpert Suite en AFAS wordt gebruik gemaakt van AFAS GetConnectoren, hiermee is het mogelijk om op basis van een gebruikersaccount en een bijbehorend ‘token’ gegevens op te halen uit een AFAS omgeving. Meer over het versturen van de GetConnectoren kan je vinden op deze pagina.
Nu het Klantenaccount is aangemaakt en de GetConnectoren zijn geïnstalleerd kan men verder gaan met het aanleggen van de AFAS Werknemers koppeling en de AFAS Verzuim koppeling.
Uit sommige AFAS-omgevingen komen de verzuimgegevens in het Engels door. Hierdoor werd de code voor zwangerschap niet herkend. Dit zorgde ervoor dat bij deze zwangerschappen een WVP-protocol werd gestart in plaats van een zwangerschapsprotocol. Hierdoor is sinds de release 7.32 Rome de Engelse code voor zwangerschap toegevoegd, zodat deze als zodanig herkend wordt.
Als de verzuimgegevens in het Engels doorkomen betekent dit ook dat de beëindigingsredenen en sommige verzuimoorzaak classificaties in het Engels doorkomen. Door middel van het beheerscherm voor conversiegroepen zijn deze aan de gewenste waarde te koppelen.
Tips en tricks:
- Bij de datum vanaf is het datum formaat anders dan je gewend bent. Het formaat dat hier gebruikt moet worden is JJJJ-MM-DD. Bijv. 2022-01-31 voor 31 januari 2022.