INHOUDSOPGAVE

Mogelijkheden

Op dit moment zijn er vier verschillende configuraties beschikbaar om medewerkers te importeren, afhankelijk van de gewenste koppelsleutel (personeelsnummer of BSN) en de wijze van aanlevering (mutaties of compleet) selecteer je de gewenste variant.



Personeelsnummer
BSN
MutatiesStandaard Medewerker Import op personeelsnummer
Standaard Medewerker Import op personeelsnummer
CompleetConversie Volledige Medewerker Import op personeelsnummer
Conversie Volledige Medewerker Import op BSN



Overzicht instellingen


ConfiguratieMedewerker import
Type koppelingSFTP
Wijze van aanleverenCompleet of mutaties
KoppelsleutelPersoneelsnummer of BSN
Bestandsformaten.xls, .xlsx, .xml, .csv



Belangrijk aandachtspunt: 
Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van het koppelplatform én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd.



Stappenplan


Stap

Actie

Wie

1

Ga naar de Xpert Suite Beheer pagina

Functioneel beheerder

2

Klik in het menu op Koppelvlakken

Functioneel beheerder

3

Klik op XS Connect

Functioneel beheerder

4

Klik op Nieuw Account

Functioneel beheerder

5

Vul de gegevens voor de koppeling in:

  • Naam koppeling: bijvoorbeeld: Importsheets_[Klantnaam]
  • Type koppeling: SFTP
  • Inlognaam: bijvoorbeeld: [Klantnaam]
  • Autorisaties: Werkgever, Werkgevergroep of Alle werkgevers
  • Type de naam van de werkgever of werkgevergroep en selecteer deze in de lijst

Functioneel beheerder

6Klik op opslaanFunctioneel beheerder
7
Klik op Key genererenFunctioneel beheerder
8Selecteer de optie E-mail of SMS
Functioneel beheerder
9Vul het e-mailadres of telefoonnummer in van de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren, naar deze persoon zal het wachtwoord via de gekozen optie verstuurd worden
Functioneel beheerder
10Klik op Key genereren
Functioneel beheerder
11Download de key
Functioneel beheerder
12Ga naar het tabblad Configuraties
Functioneel beheerder
13Klik op nieuwe configuratie toevoegen
Functioneel beheerder
14

Vul de gegevens voor de configuratie in:

  • Gegevensstroom: Medewerkers
  • Configuratie: selecteer afhankelijk van de gewenste koppelsleutel en de wijze van aanlevering voor één van de vier genoemde templates: 
    • Standaard Medewerker Import op personeelsnummer
    • Standaard Medewerker Import op BSN
    • Conversie Volledige Medewerker Import op personeelsnummer
    • Conversie Volledige Medewerker Import op BSN

Selecteer de optie standaard

Functioneel beheerder
15Download de standaard 
Functioneel beheerder
16Klik op opslaan en druk op bevestigen
Functioneel beheerder
17

Deel de volgende gegevens met de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren

  • Inlognaam:  Zie volledige naam op tabblad koppeling
  • Adres: ksftp.xpertsuite.nl
  • Naam van de gegevensstroom: Medewerkers
  • Het gedownloade bestand key.ppk
  • Het gedownloade .xlsx bestand 
Functioneel beheerder

18Vul het toegestuurde .xlsx bestand in, denk hierbij aan de verplichte velden
Contactpersoon klant

19

Log middels de toegestuurde credentials in op het sftp account, dit is mogelijk via een programma als WinSCP of Filezilla:

  • Inlognaam: ontvangen via functioneel beheerder
  • Adres: ksftp.xpertsuite.nl
  • Wachtwoord: ontvangen per e-mail of sms
  • Poort: 22

Autenticatie: Key.ppk ontvangen via functioneel beheerder 


Contactpersoon klant
20Upload het bestand in de map Medewerkers
Contactpersoon klant




Velden

Bij de verschillende velden is aangegeven of ze Verplicht, Conditioneel of Optioneel zijn. Voor deze termen gelden de volgende definities:


Verplicht: Veld moet ingevuld worden.

Conditioneel: Verplicht mits de bijbehorende conditie aan de orde is, anders is het veld Optioneel.

Optioneel: Veld hoeft niet maar kan wel ingevuld worden.


 

 

Naam veldDefaultVereist Toelichting
DataXpathNeeOptioneel
BurgerservicenummerJaConditioneelVerplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel BSN.
PersoneelsnummerJaConditioneelVerplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel Personeelsnummer.
ExternWerknemerIdNeeConditioneelVerplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel ExternWerknemerId.
code_werkgeverJaConditioneelVerplicht indien het klantaccount voor meerdere werkgevers is geautoriseerd. Zorg ervoor dat de werkgevercode in de XpertSuite bij de stamgegevens van de werkgever is gevuld.
IsAnoniemJaOptioneel
roepnaamJaOptioneel
voorlettersJaVerplicht
tussenvoegselsJaOptioneel
Eigen_achternaamJaVerplicht
geslachtJaVerplichtOpties: 
Onbekend, O of 0
Vrouw , V of 1
Man,M of 2
geboortedatumJaVerplichtOpties:
dd-mm-jjjj
dd/mm/jjjj
jjjj-mm-dd
jjjj/mm/dd
OverlijdensdatumJaOptioneel
Tussenvoegsels_partnerJaOptioneel
Achternaam_partnerJaOptioneel
VoorkeurshanteringJaOptioneelOpties:

Eigen of 1

Partner of 2

PartnerEigen of 3

EigenPartner of 4

adresJaOptioneel
huisnummerJaOptioneel
Huisnummer_toevoegingJaOptioneel
postcodeJaOptioneel
plaatsnaamJaOptioneel
landcodeJaOptioneel
ExtraAdresRegelJaOptioneel
telefoon_werkJaOptioneel
telefoon_thuisJaOptioneel
telefoon_mobielJaOptioneel
email_adres_thuisJaOptioneel
telefoon_mobiel_werkJaOptioneel
email_adres_werkJaOptioneel
start_overeenkomstJaVerplicht
Leidinggevende_ObjectIdNeeOptioneel
einde_overeenkomstJaOptioneel
NotitieJaOptioneel
RekeningnummerJaOptioneel
KostenplaatsJaOptioneel
KostendragerJaOptioneel
LeidingGevende_EmailNeeOptioneel
DienstVerbandNummerJaOptioneel
code_afdelingJaVerplicht
Naam_afdelingJaVerplicht
naam_functieJaVerplicht
code_functieJaVerplicht
FunctieGroepJaOptioneel
niveau_functieJaOptioneel
LoonomvangJaOptioneel
Bruto4WekenLoonJaOptioneel
SvLoonJaOptioneel
omvangdienstverbandJaOptioneel
FteFactorJaOptioneel
LoonHeffingNummerJaOptioneel
SectorCodeJaOptioneel
RisicoPremieGroepJaOptioneel
NoRiskPolisNeeOptioneel
DienstverbandTypeJaOptioneel
startdatum_dienstverbandJaVerplicht
einddatum_dienstverbandJaOptioneel
CategorieKlasseCode1NeeOptioneel
CategorieKlasseCode2NeeOptioneel
CategorieKlasseCode3NeeOptioneel
CategorieKlasseCode4NeeOptioneel
CategorieKlasseCode5NeeOptioneel
CategorieKlasseNaam1NeeOptioneel
CategorieKlasseNaam2NeeOptioneel
CategorieKlasseNaam3NeeOptioneel
CategorieKlasseNaam4NeeOptioneel
CategorieKlasseNaam5NeeOptioneel
Leidinggevende_CodeNeeConditioneelVerplicht indien leidinggevende gegevens worden aangeleverd.
LeidingGevende_PersoneelsnummerNeeOptioneel
Leidinggevende_ExternWerknemerIdNeeOptioneel
LeidingGevende_AchternaamNeeOptioneel
Leidinggevende_RoepnaamNeeOptioneel
Leidinggevende_TussenvoegselsNeeOptioneel
LeidingGevende_VoorlettersNeeOptioneel
LeidingGevende_GeslachtNeeOptioneel
Leidinggevende_EmailWerkNeeOptioneel
Leidinggevende_TelefoonWerkNeeOptioneel



 

Optes