INHOUDSOPGAVE
Mogelijkheden
Op dit moment zijn er vijf verschillende configuraties beschikbaar om medewerkers te importeren, afhankelijk van de gewenste koppelsleutel (personeelsnummer, ExternWerknemer of BSN) en de wijze van aanlevering (mutaties of compleet) selecteer je de gewenste variant.
| Personeelsnummer | ExternWerknemerId | BSN | |
| Mutaties | Standaard Medewerker Import op personeelsnummer | - | Standaard Medewerker Import op personeelsnummer |
| Compleet | Conversie Volledige Medewerker Import op personeelsnummer | Conversie Volledige Medewerker Import op ExternWerknemerId | Conversie Volledige Medewerker Import op BSN |
Overzicht instellingen
| Configuratie | Medewerker import |
| Type koppeling | SFTP |
| Wijze van aanleveren | Compleet of mutaties |
| Koppelsleutel | Personeelsnummer, ExternWerknemerId of BSN |
| Bestandsformaten | .xls, .xlsx, .xml, .csv |
Belangrijk aandachtspunt: Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van het koppelplatform én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd.
Stappenplan
Stap | Actie | Wie |
1 | Ga naar de Xpert Suite Beheer pagina | Functioneel beheerder |
2 | Klik in het menu op Koppelvlakken | Functioneel beheerder |
3 | Klik op XS Connect | Functioneel beheerder |
4 | Klik op Nieuw Account | Functioneel beheerder |
5 | Vul de gegevens voor de koppeling in:
| Functioneel beheerder |
| 6 | Klik op opslaan | Functioneel beheerder |
| 7 | Klik op Key genereren | Functioneel beheerder |
| 8 | Selecteer de optie E-mail of SMS | Functioneel beheerder |
| 9 | Vul het e-mailadres of telefoonnummer in van de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren, naar deze persoon zal het wachtwoord via de gekozen optie verstuurd worden | Functioneel beheerder |
| 10 | Klik op Key genereren | Functioneel beheerder |
| 11 | Download de key | Functioneel beheerder |
| 12 | Ga naar het tabblad Configuraties | Functioneel beheerder |
| 13 | Klik op nieuwe configuratie toevoegen | Functioneel beheerder |
| 14 | Vul de gegevens voor de configuratie in:
Selecteer de optie standaard | Functioneel beheerder |
| 15 | Download de standaard | Functioneel beheerder |
| 16 | Klik op opslaan en druk op bevestigen | Functioneel beheerder |
| 17 | Deel de volgende gegevens met de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren
| Functioneel beheerder |
| 18 | Vul het toegestuurde .xlsx bestand in, denk hierbij aan de verplichte velden | Contactpersoon klant |
| 19 | Log middels de toegestuurde credentials in op het sftp account, dit is mogelijk via een programma als WinSCP of Filezilla:
Autenticatie: Key.ppk ontvangen via functioneel beheerder | Contactpersoon klant |
| 20 | Upload het bestand in de map Medewerkers | Contactpersoon klant |
Velden
Bij de verschillende velden is aangegeven of ze Verplicht, Conditioneel of Optioneel zijn. Voor deze termen gelden de volgende definities:
Verplicht: Veld moet ingevuld worden.
Conditioneel: Verplicht mits de bijbehorende conditie aan de orde is, anders is het veld Optioneel.
Optioneel: Veld hoeft niet maar kan wel ingevuld worden.
| Naam veld | Default | Vereist | Toelichting |
| DataXpath | Nee | Optioneel | |
| Burgerservicenummer | Ja | Conditioneel | Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel BSN. |
| Personeelsnummer | Ja | Conditioneel | Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel Personeelsnummer. |
| ExternWerknemerId | Nee | Conditioneel | Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel ExternWerknemerId. |
| code_werkgever | Ja | Conditioneel | Verplicht indien het klantaccount voor meerdere werkgevers is geautoriseerd. Zorg ervoor dat de werkgevercode in de XpertSuite bij de stamgegevens van de werkgever is gevuld. |
| IsAnoniem | Ja | Optioneel | |
| roepnaam | Ja | Optioneel | |
| voorletters | Ja | Verplicht | |
| tussenvoegsels | Ja | Optioneel | |
| Eigen_achternaam | Ja | Verplicht | |
| geslacht | Ja | Verplicht | Opties: Onbekend, O of 0 Vrouw , V of 1 Man,M of 2 |
| geboortedatum | Ja | Verplicht | Opties: dd-mm-jjjj dd/mm/jjjj jjjj-mm-dd jjjj/mm/dd |
| Overlijdensdatum | Ja | Optioneel | |
| Tussenvoegsels_partner | Ja | Optioneel | |
| Achternaam_partner | Ja | Optioneel | |
| Voorkeurshantering | Ja | Optioneel | Opties: Eigen of 1 Partner of 2 PartnerEigen of 3 EigenPartner of 4 |
| adres | Ja | Optioneel | |
| huisnummer | Ja | Optioneel | |
| Huisnummer_toevoeging | Ja | Optioneel | |
| postcode | Ja | Optioneel | |
| plaatsnaam | Ja | Optioneel | |
| landcode | Ja | Optioneel | |
| ExtraAdresRegel | Ja | Optioneel | |
| telefoon_werk | Ja | Optioneel | |
| telefoon_thuis | Ja | Optioneel | |
| telefoon_mobiel | Ja | Optioneel | |
| email_adres_thuis | Ja | Optioneel | |
| telefoon_mobiel_werk | Ja | Optioneel | |
| email_adres_werk | Ja | Optioneel | |
| start_overeenkomst | Ja | Verplicht | |
| Leidinggevende_ObjectId | Nee | Optioneel | |
| einde_overeenkomst | Ja | Optioneel | |
| Notitie | Ja | Optioneel | |
| Rekeningnummer | Ja | Optioneel | |
| Kostenplaats | Ja | Optioneel | |
| Kostendrager | Ja | Optioneel | |
| LeidingGevende_Email | Nee | Optioneel | |
| DienstVerbandNummer | Ja | Optioneel | |
| code_afdeling | Ja | Verplicht | |
| Naam_afdeling | Ja | Verplicht | |
| naam_functie | Ja | Verplicht | |
| code_functie | Ja | Verplicht | De functiecode wordt doorgaans bepaald door het bronsysteem en is vaak een cijfer of afkorting van de functie. Indien het bronsysteem geen functiecode hanteert, mag deze gelijk zijn aan de functienaam. |
| FunctieGroep | Ja | Optioneel | |
| niveau_functie | Ja | Optioneel | |
| Loonomvang | Ja | Optioneel | |
| Bruto4WekenLoon | Ja | Optioneel | |
| SvLoon | Ja | Optioneel | |
| omvangdienstverband | Ja | Optioneel | |
| FteFactor | Ja | Optioneel | |
| LoonHeffingNummer | Ja | Optioneel | |
| SectorCode | Ja | Optioneel | |
| RisicoPremieGroep | Ja | Optioneel | |
| NoRiskPolis | Nee | Optioneel | |
| DienstverbandType | Ja | Optioneel | |
| startdatum_dienstverband | Ja | Verplicht | |
| einddatum_dienstverband | Ja | Optioneel | |
| CategorieKlasseCode1 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseCode2 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseCode3 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseCode4 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseCode5 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseNaam1 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseNaam2 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseNaam3 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseNaam4 | Nee | Optioneel | |
| CategorieKlasseNaam5 | Nee | Optioneel | |
| Leidinggevende_Code | Nee | Conditioneel | Verplicht indien leidinggevende gegevens worden aangeleverd. |
| LeidingGevende_Personeelsnummer | Nee | Optioneel | |
| Leidinggevende_ExternWerknemerId | Nee | Optioneel | |
| LeidingGevende_Achternaam | Nee | Optioneel | |
| Leidinggevende_Roepnaam | Nee | Optioneel | |
| Leidinggevende_Tussenvoegsels | Nee | Optioneel | |
| LeidingGevende_Voorletters | Nee | Optioneel | |
| LeidingGevende_Geslacht | Nee | Optioneel | |
| Leidinggevende_EmailWerk | Nee | Optioneel | |
| Leidinggevende_TelefoonWerk | Nee | Optioneel | |
| PensioengevendSalaris | Nee | Optioneel | |
| Gebruiker_Medisch | Nee | Optioneel | Deze functionaliteit werkt alleen als deze binnen een medisch klantaccount geïmporteerd wordt. Indien deze kolom in het aangeleverde bestand gevuld is met ‘1’, dan zal deze gebruiker toegang krijgen tot de medische data. |