INHOUDSOPGAVE

Wat houdt documenten beoordelen in?

 

Doordat met alle partijen in één digitaal dossier wordt gewerkt is ook veel inhoud van het dossier direct gedeeld met andere gebruikers. Dit is soms ongewenst. Je kunt als beheerder voor gebruikersgroepen instellen dat bij specifieke documenten die toegevoegd worden aan het dossier eerst een beoordeling van een andere gebruiker(sgroep) moet plaatsvinden, voordat het document inzichtelijk is voor anderen met toegang tot het dossier (en de autorisatie om dat type document te zien).


Zo is deze functionaliteit ook te gebruiken voor taakdelegatie. De taakgedelegeerde kan het voorwerk doen en de bedrijfsarts hoeft alleen nog een akkoord te geven. 

 

Wanneer een gebruiker met deze instelling een document genereert wat ingesteld staat als “beoordelen”, dan komt dit document met status “te beoordelen” in het dossier:
 

 

Op dat moment is het document alleen inzichtelijk voor de gebruiker die het document heeft opgesteld en de groep die het document moet goedkeuren.


De gebruiker die het document moet goedkeuren kan vanaf zijn startpagina de lijst van alle te beoordelen documenten oproepen.


 

Ook kan de gebruiker in het specifieke dossier het document openen.

Vervolgens kan het document worden aangepast of worden vrijgegeven aan alle andere geautoriseerde gebruikers.

 



Wanneer de gebruiker die het document moet beoordelen het document direct goedkeurt zonder aanpassingen te doen, zal de versie van de taakgedelegeerde definitief worden. Het document is te zien in het Trajectendossier met status Definitief en de naam van de taakgedelegeerde staat bij de kolom Gebruiker.

Wanneer de gebruiker die het document moet beoordelen het document nog aanpast en daarna vrijgeeft, zal er een versie worden toegevoegd in het Trajectendossier. Deze versie is dan te zien in het Trajectendossier met status Definitief en de naam van de beoordelaar staat bij de kolom Gebruiker.

 



Hoe stel je documenten beoordelen in voor gebruikers die hun documenten moeten laten beoordelen?

 

Bepaal van tevoren welke gebruikers(groep) bij gekozen documenten alleen documenten “ter beoordeling” kunnen maken. Alleen bij deze gebruikers dien je onderstaande instellingen te hanteren, niet bij de gebruikers die de documenten moeten gaan beoordelen.

 

Stap 1. Log in bij XS, klik onderin op Beheer.

 

 

 

Stap 2. Ga linksonder naar Klassiek Beheer.

 

 

 

Stap 3. Selecteer bij 2. Gebruikers de gebruikersgroep of de gebruiker.

 

 

 

Stap 4. Ga naar pagina 4 van de gebruikersautorisaties.

 

 

 

Stap 5. Scroll naar beneden en klik op de knop Gebruikersautorisatie voor document beoordelen.

 

 

 

Stap 6. Stel de autorisaties voor de gebruikers(groepen) in.

Indien een gebruiker(sgroep) documenten eerst ter beoordeling moet klaarzetten, dien je "Gebruikersautorisatie voor document beoordelen" Aan te zetten. Ook kun je een gebruiker rechten geven om alle “te beoordelen” documenten te zien in het dossier (“Gebruiker kan alle te beoordelen documenten zien ook al is hij niet beoordelaar”). 

Daarnaast kun je meerdere gebruikersgroepen als “beoordelaar” instellen (“Gebruikersautorisatie voor document beoordelen”).

 

 

 


Stap 7. Erf de instellingen via het Klassiek Beheer (in het geval van gebruikersgroepen).

Voor het overzetten van de aangepaste autorisaties van de gebruikersgroep naar de onderliggende gebruikers dien je via een rechter muisklik op de gebruikersgroep te kiezen voor Autorisatie erven.



LET OP! Wanneer je klikt op Autorisatie erven wordt gevraagd of je de autorisaties voor de organisatiestructuur en/of gebruikers over wil nemen. Wanneer deze autorisaties binnen de groep gebruikers afwijken, kies dan voor erven ZONDER deze overname. Erven MET deze overname betekent dat voor alle onderliggende gebruikers de autorisaties voor de organisatiestructuur en/of gebruikers wordt overschreven naar de instellingen van de bovenliggende groep.

Stap 8 Ga terug naar het Xpert Suite Beheer.

 

 

 

Stap 9. Klik op Dienstverlening en vervolgens op Documentsjablonen.

 

 

 


Stap 10. Zoek het te beoordelen document in de lijst en klik erop.

 

 

Stap 11. Ga naar Instellingen en vink de checkbox bij Beoordelen aan.



 

Printtaken of notificatietaken en te beoordelen documenten

 

Alleen “definitief gegenereerde documenten” kunnen printtaken of notificatietaken krijgen. Bij nog te beoordelen documenten is deze optie er dus niet.

 

Na het beoordelen van documenten kunnen print- en notificatietaken alsnog worden gegenereerd.

 

Goedkeuren (of bijstellen) van documenten kan door bovenin te klikken op Document goedkeuren.


Het volgende scherm wordt geopend:

 

 


Vervolgens kun je de gewenste vervolgacties (zoals notificatie- of printtaken) uitvoeren: