Binnen de Xpert Suite zijn er drie onderdelen die samen bepalen hoe de facturatie verloopt: debiteur, kostendrager en PO-nummer. Hieronder wordt uitgelegd wat het verschil is en wanneer je welke gebruikt.
INHOUD
Debiteur
De debiteur is de partij die de factuur ontvangt.
Dit kan zijn de werkgever, verzekeraar of een afwijkende facturatiedebiteur (bijvoorbeeld een hoofdkantoor of externe partij).
Debiteurnummers leg je vast bij de financiële gegevens van werkgevers en verzekeraars. Bij het opslaan controleert het systeem of het debiteurnummer al bestaat, om dubbele nummers te voorkomen.
Afwijkende debiteur
Wanneer sprake is van een afwijkende debiteur, kan dit worden ingesteld op het contract met de werkgever.
Bij een afwijkende debiteur hoeft het debiteurnummer niet uniek te zijn binnen de klantomgeving, omdat meerdere contracten naar dezelfde debiteur kunnen worden gefactureerd.
Wil je juist wel dat voor afwijkende debiteuren gewerkt wordt met unieke debiteurnummers, dan kan hiervoor een klantplugin worden ingeschakeld. Neem hiervoor contact op met support.
Inrichting via Contracten
1. Ga naar de gewenste werkgever.
2. Klik op het tabblad ‘Contracten’.
3. Klik op ‘Registreren nieuw klantcontract’ in het blok ‘Contracten’.
4. Selecteer het gewenste contractmodel en vul de gegevens in.
5. Kies bij ‘Facturen versturen naar andere debiteur’ voor ‘Ja’.
6. Vul het afwijkende nummer in bij ‘Facturatiedebiteur’.
7. Klik op ‘Opslaan’.
Inrichting via Dienstverlening
1. Ga naar de gewenste werkgever.
2. Klik op het tabblad ‘Dienstverlening’.
3. Klik op ‘Bewerken’ in het blok ‘Facturatie’
4. Kies bij ‘Debiteurentype’ voor ‘Andere debiteur’.
5. Vul het afwijkende nummer in bij ‘Facturatiedebiteur’.
6. Klik op 'Bewerken'.
Kostendrager
Een kostendrager bepaalt welke afdeling binnen de werkgever (debiteur) betaalt.
Het is dus een interne kostenverdeling binnen de debiteur.
Autorisatie
De kostendragers kunnen alleen ingericht worden door gebruikers met de juiste autorisatie.
1. Ga naar Beheer > Gebruikers.
2. Selecteer de juiste gebruikersgroep.
3. Klik op het tabblad ‘Autorisaties’.
4. Klik in het blok ‘Contracten’ op de link ‘Beheer feature autorisaties voor Contracten’.
5. Scrol naar beneden en vink ‘Kostendrager beheren’ aan.
6. Klik op ‘Opslaan’.
Kostendrager aanmaken
Binnen een werkgever kunnen meerdere kostendragers worden aangemaakt. Aan een kostendrager wordt een debiteurnummer gekoppeld. Vervolgens kunnen één of meerdere afdelingen aan deze kostendrager worden gekoppeld.
Subafdelingen nemen automatisch de kostendrager van de bovenliggende afdeling over, tenzij deze subafdeling is gekoppeld aan een eigen kostendrager.
Afdelingen zonder gekoppelde kostendrager vallen automatisch onder de werkgever als debiteur.
Per dienstverlening en dienstverleningsvariatie kan worden ingesteld of de factuur moet worden gestuurd naar de werkgever, een andere debiteur of de kostendrager.
1. Ga naar Beheer > Organisatie.
2. Ga naar de gewenste werkgever.
3. Klik op het tabblad ‘Kostendrager’.
4. Klik op ‘Toevoegen’.
5. Vul een naam en debiteurnummer in.
6. Koppel de gewenste afdeling(en).
7. Klik op ‘Opslaan’.
Automatisch toekennen van debiteurnummers
Met de klantplugin ‘DebiteurennummersGenereren’ kan Xpert Suite automatisch unieke debiteurnummers genereren bij het aanmaken van werkgevers, verzekeraars en kostendragers. De automatisch gegenereerde debiteurnummers kunnen niet handmatig worden aangepast.
Deze plugin staat standaard uit en kan via support worden geactiveerd.
PO-nummer
Een PO-nummer (Purchase Order-nummer) is een referentie die op de factuur wordt vermeldt.
Autorisatie
Om PO-nummers in te richten heb je de juiste autorisatie nodig.
1. Ga naar Beheer > Gebruikers.
2. Selecteer de juiste gebruikersgroep.
3. Klik op het tabblad ‘Autorisaties’.
4. Klik in het blok ‘Contracten’ op de link ‘Beheer feature autorisaties voor Contracten’.
5. Scrol naar beneden en vink ‘PO Nummers beheren’ aan.
6. Klik op ‘Opslaan’.
PO-nummers aanmaken
1. Ga naar Beheer > Dienstverlening > Blok ‘Facturatie’ > PO-Nummers
2. Klik op ‘PO-nummer toevoegen’.
3. Voer een Naam in en klik op ‘Opslaan’.
4. Klik op ‘Nieuwe versie toevoegen’ in het blok ‘Versies’.
5. Geef de versie het juiste PO-nummer en een Start- en einddatum.
Het meegeven van een geldigheidsduur aan de versies is handig wanneer er bijvoorbeeld jaarlijks nieuwe nummers worden toegewezen aan hetzelfde project. Bij het schrijven van een verrichting wordt op basis van de geldigheidsduur het juiste PO-nummer gebruikt.
PO-nummers koppelen
PO-nummers kan je koppelen op drie niveaus. Dienstverlening, dienstverleningsvariatie en afdeling. We lichten dit toe aan de hand van het volgende voorbeeld:
Uitleg
Er zijn twee dienstverleningen: Verzuim en Keuringen.
Binnen ‘Keuringen’ bestaan meerdere variaties: ‘Medische keuringen’ zoals een PMO en PAGO en ‘Arbo-technische keuringen’ zoals een RI&E of TRA.
PO-nummer per dienstverlening
Gebruik dit wanneer je per dienstverlening een apart PO-nummer wil hanteren.
In het voorbeeld zou je dan een PO-nummer kunnen koppelen aan ‘Dienstverlening Verzuim’ en/of ‘Dienstverlening Keuringen’.
Alle verrichtingen binnen die dienstverlening krijgen automatisch dit PO-nummer, tenzij er op een lager niveau iets anders is ingesteld.
PO-nummer per dienstverleningsvariatie
Wanneer je wil dat ‘Medische keuringen’ een specifiek PO-nummer krijgt, voeg je die toe aan de dienstverleningsvariatie. Stel dit hoeft niet voor de Arbo-technische keuringen, dan laat je die leeg. Die zal dan het PO-nummer gebruiken van de bovenliggende dienstverlening (‘Keuringen’). Wanneer hier ook geen PO-nummer is ingesteld, zal het PO-nummer leeg blijven bij het genereren van de factuurgrondslagen.
PO-nummer per (sub)afdeling
Je kan ook per afdeling een specifiek PO-nummer inrichten. Bijvoorbeeld:
- Afdeling ‘Logistiek’ krijgt een apart PO-nummer voor ‘Medische keuringen’.
- Andere afdelingen gebruiken het standaard PO-nummer van de variatie of dienstverlening.
De volgorde is hierbij als volgt:
1. Heeft de (sub)afdeling een eigen PO-nummer? Dan wordt dat gebruikt.
2. Zo niet, dan wordt gekeken naar de bovenliggende (sub)afdeling.
3. Is daar ook niets ingesteld? Dan wordt gekeken naar de dienstverleningsvariatie.
4. Is daar ook niets ingesteld? Dan wordt het PO-nummer van de dienstverlening gebruikt.
Hoe je dit inricht wordt hierbeneden per niveau uitgelegd.
Dienstverlening
1. Ga naar Beheer > Organisatie. Zoek de gewenste werkgever op.
2. Klik op het tabblad ‘Dienstverlening’.
3. Klik op ‘Bewerken’ in het blok ‘Dienstverlening’.
4. Kies een PO-nummer uit de lijst of maak een nieuwe aan door te klikken op ‘Toevoegen’.
5. Klik op bewerken.
Dienstverleningsvariatie
1. Klik bij de gewenste werkgever op het tabblad ‘Dienstverlening’.
2. Klik op een bestaande dienstverleningsvariatie in het blok ‘Dienstverleningsvariaties’ of maak een nieuwe variatie aan door te klikken op ‘Variatie toevoegen’.
3. Bij een bestaande dienstverleningsvariatie klik je op ‘Bewerken’.
4. Kies een PO-nummer uit de lijst of maak een nieuwe aan door te klikken op ‘Toevoegen’.
5. Klik op ‘Bewerken’.
Afdeling
1. Klik bij de gewenste werkgever op het tabblad ‘Dienstverlening’.
2. Klik op een bestaande dienstverleningsvariatie in het blok ‘Dienstverleningsvariaties’ of maak een nieuwe aan.
3. Klik op ‘(Sub)afdeling toevoegen’ in het blok ‘Afwijkende PO-nummers per afdeling’.
4. Selecteer een of meerdere afdelingen. Let op: wanneer alle subafdelingen van een afdeling hetzelfde PO-nummer moeten krijgen, hoef je het PO-nummer alleen aan de afdeling toe te wijzen. Alle onderliggende afdelingen krijgen automatisch het nummer van de bovenliggende afdeling. Wanneer een afdeling geen PO-nummer heeft, wordt er telkens gekeken naar de bovenliggende afdeling.
5. Selecteer het gewenste PO-nummer of voeg een nieuwe toe.
Facturatie
Bij het genereren van factuurgrondslagen wordt automatisch gekeken naar:
- De debiteur (wie ontvangt de factuur)
- De kostendrager (welke afdeling betaalt)
- Het PO-nummer (welke referentie moet op de factuur komen)
Verrichtingen worden automatisch gegroepeerd per PO-nummer en per kostendrager.
Wanneer er geen PO-nummer is ingesteld maar wel een kostendrager, wordt er gegroepeerd per kostendrager.
Wanneer geen van beide is ingericht, worden alle verrichtingen in één factuur gezet.