Wanneer je een medewerker ziek of zwanger hebt gemeld dien je geregeld (wettelijke) taken uit te voeren om het traject te beheren. Met behulp van XS wordt je tijdig herinnerd aan een opdracht en ondersteund met de uitvoering van de taak. 

INHOUDSOPGAVE

• 1. Taken
  • 1.1 Uit te voeren taken
  • 1.2 Taken openen vanuit een dossier
  • 1.3 Tijdsindicatie van een taak
  • 1.4 Status van een taak
  • 1.5 Functies van een taak

1. Taken

Op de startpagina kun je het Takenoverzicht vinden. Dit overzicht is onderverdeeld in Te laat, Nu uitvoeren en Komende week. Het is een korte opsomming van alle lopende taken.

Aan de kleur kun je de status zien van de taken:

• Rood: de deadline van de taak is verstreken en de taak heeft de hoogste prioriteit.
• Oranje: de taak nadert de deadline om te verwerken en heeft een hogere prioriteit.
• Grijs: de taak is nog op tijd om te verwerken.

Wanneer er een groen vinkje bij een taak staat, betekent dat dat de taak is uitgevoerd.

1.1 Uit te voeren taken

Wanneer je op de startpagina bij Taken klikt op Naar Taken, kan het volledige taakoverzicht worden geopend.

Je ziet het volgende scherm:

In dit overzicht staan de taken die je zelf dient uit te voeren voor de trajecten. 

• Klik op de taak die je wilt uitvoeren. Je ziet vervolgens de actie die ondernomen moet worden.  
• Voor het uitvoeren van sommige acties (bijvoorbeeld het Plan van Aanpak) opent er een nieuw scherm met hierin een formulier dat je ondersteunt bij de uitvoering van de taak.
• Wanneer een taak op jouw naam is uitgevoerd, kun je de status aanpassen. Als dit is gedaan dan is de taak niet meer te zien bij jouw eigen urgente taken. 
• Als je een opdracht uitzet naar jezelf komt deze ook te staan bij “uit te voeren taken”.

Wanneer je wilt zoeken op een specifieke taak. type je de naam van de taak in het veld 'taaknaamfilter' en klik je op zoeken.

1.2 Taken openen vanuit een dossier

Ook kan je de taken op dossier niveau zien. Om dit ze zien kies je een dossier met een lopend traject. Dit doe je als volgt: Kies dossier met een lopend dossier --> Kies vervolgens de tab 'Taken' om een overzicht van de taken te krijgen. Deze taken kun je ook nog filteren op trajecten en op urgentie. Als er op een taak geklikt wordt is er een taak beschrijving te zien, deze zijn ook te configuren via het beheer. Iedere taak heeft een tijdsindicatie, een status en bijbehorende functies:

1.3 Tijdsindicatie van een taak

Er zijn 2 verschillende smaken van een taak met ieder zijn eigen icoon. De tijdsindicatie wordt bepaald op basis van de einddatum van de tijd en staat in de eerste kolom van de taak:

1.4 Status van een taak

Ook heeft iedere taak een status. Deze status staat in de tweede kolom. Deze status dient door de gebruiker aangepast te worden of wordt automatisch aangepast met behulp van triggers. De status heeft meerdere smaken. Zo staat iedere taak automatisch op 'Lopend' en kan de status van een lopende taak worden gewijzigd naar 'Uitgevoerd, Uitstellen, Vervallen, Maak belangrijk'. Statussen kunnen ook teruggewijzigd worden en bij sommige statussen is er een toelichting verplicht. Hieronder een schema van de verschillende statussen:

1.5 Functies van een taak

In de laatste kolom staan de functies van een taak. Er zijn 6 smaken hiervan. Taken kunnen meerdere functies hebben, maar ook geen functie.