Gebruiker heeft toegang
 medische gegevens

De gebruiker heeft wel/geen toegang tot het medisch dossier en overige medisch gekenmerkte informatie binnen XS.

Inloggen middels 2-factor authentication

Wel of geen gebruik van 2-factor authenticatie (2FA, extra beveiligingsfactor.2-Factor authenticatie of Single Sign-on (SSO) is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht.

Reden afwijking 2-factor authenticatie

Indien bovenstaande optie aangevinkt staat dien je een reden op te geven, welke bij een eventuele steekproef door de AP beoordeeld zal worden.

Panels op actueel-pagina leeg laten

Indien aangevinkt: in eerste instantie worden geen panels geladen in VX New. Deze instelling is vooral voor beheerders die toch geen verzuim/taken overzichten hoeven te zien en dus sneller in VX New kunnen werken. 

Gebruiker moet bij eerstvolgende inlog verplicht zijn/haar wachtwoord wijzigen

Indien aangevinkt: de gebruiker moet verplicht een nieuw wachtwoord instellen bij de volgende login. 

Gebruiker mag logingegevens van onderliggende gebruikers wijzigen

Indien aangevinkt: de gebruiker mag inloggegevens van onderliggende gebruikers wijzigen (voor beheerders).

Gebruiker is webbased (er worden geen org.structuur icoontjes getoond)

Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

Autorisatiemethode

Wanneer je deze optie aanvinkt krijgt de gebruiker organisatie-structuur autorisaties alleen via werkgevergroepen.

Email adres

E-mailadres ten behoeve van het ontvangen van notificaties vanuit XS.

Telefoon 

Ter info (niet ten behoeve van 2FA).

Notities

Ter info.

Gebruikerstype

Geeft aan of een gebruiker enkel gebruiker, beheerder of beide is. 

Plaatsvervanging

De gebruiker(sverantwoordelijke) mag wel/niet een plaatsvervanger instellen in geval van verlof/verzuim. 

Interfacemodus

Gebruiker gebruikt de VX New of PortalXpert gebruikersinterface. 

Autorisatie voor de organisatiestructuur voor 

[Naam gebruiker]

Toegang/inzage voor de volgende zaken:
 Gebaseerd op gebruikerstype: Gebruiker en beheerder

1.Organisatiestructuur

Autorisaties voor organisatiestructuurboom, reeds ingesteld in Xpert Suite Portal beheer bij stap 8. 

2.Gebruikers

Autorisaties voor gebruikers, reeds ingesteld in Xpert Suite Portal bij stap 11.

3.Taakbibliotheken

Autorisaties voor taakbibliotheken en onderliggende taken. Indien een taakbibliotheek aangevinkt staat mag de gebruiker voor deze taakbibliotheken nieuwe taken aanmaken/bestaande taken bewerken. 

4.Verzuimprotocollen

Autorisaties voor verzuimprotocollen, reeds ingesteld in Xpert Suite Portal bij stap 12 t/m 17.

5.Casemanagers

Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

6.UWV

Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

7.Arbodiensten

Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

8.Functies

Autorisaties voor functies (functies van medewerkers onderverdeeld in groepen). Indien aangevinkt mag de gebruiker functiegroepen kan aanmaken/aanpassen en individuele functies toevoegen. 

9.Documenten

Autorisaties voor alle eigen en niet medische documenten.
Indien een document aangevinkt is mag de gebruiker hiervoor wijzigingen doen in het Beheer.
 Indien de bovenliggende documentcategorieën aangevinkt zijn mag de gebruiker een nieuw document aanmaken.

10.Overige instellingen

Afhankelijk van de omgeving staan hier verschillende opties voor overige instellingen. 

11.Medische Protocol Module

Autorisaties voor medische documenten, oproep locaties, oproep brieven en spreekuursoorten.
 Indien geautoriseerd voor deze onderdelen betekent dat de gebruiker deze onderdelen mag zien/gebruiken.

12.Management Informatie

Niet meer van toepassing in PortalXpert. 

14.Schermontwerper Module

Autorisaties voor formulieren en schermen. Indien geautoriseerd voor deze onderdelen betekent dat de gebruiker deze onderdelen mag zien/gebruiken. Indien de bovenliggende documentcategorieën aangevinkt zijn mag de gebruiker nieuwe formuliervelden en schermen aanmaken.

RapportageXpert beheer

[Naam gebruiker]

Wanneer toegang tot RapportageXpert (RX) wordt ingeschakeld, krijg je een aantal extra autorisatiemogelijkheden waarvoor je gebruikers kunt autoriseren.

Autorisaties voor

VerzuimExpert - Plugins

Documenten

Plugins zijn extra functionaliteiten die afgenomen kunnen worden of die voor iedereen beschikbaar zijn. De plugins worden beheerd door Otherside At Work. 

DialoogXpert beheer

DialoogXpert autorisaties instellen

Documenten

Met DialoogXpert kan men binnen een beveiligde en afgeschermde omgeving gesprekken voeren en documenten uitwisselen. Inzage in een dialoog is niet mogelijk wanneer je niet deel uitmaakt van de dialoog (ook niet voor Superbeheerders).
 Met deze autorisatie kunnen gebruikers worden geautoriseerd voor het gebruik.

Klantbeeld beheer

Klantbeeld autorisaties instellen

Gebruikers kunnen hier geautoriseerd worden voor de tab Klantbeeld in het werknemersdossier. De volgende gegevens worden getoond, indien aangevinkt:

Werkgever gegevens (Werkgeverwidget)

Contactpersoon gegevens (Contactpersoonwidget)

Kerncijfer gegevens (Kerncijferwidget) 

Klant afspraken (Klantafsprakenwidget)

Notitie Type beheer

Notitie type autorisaties instellen

Gebruikers kunnen hier geautoriseerd worden voor de verschillende type notities die zijn ingericht. Gebruikers kunnen per notitie die ze maken het type notitie kiezen (indien ze hiervoor geautoriseerd zijn).

Toegang tot de programmavensters

Alles selecteren

- Venster Overzicht  
 Overzichtsvensters / tabbladen zijn zichtbaar voor de gebruiker op werkgever-, afdeling- en werknemersniveau. Op pagina 3 kan deels worden ingesteld wat op deze niveaus getoond wordt.

- Venster Taken  
 Takenvensters / Tabbladen zijn beschikbaar voor de gebruiker op werkgever-, afdeling- en werknemersniveau. Op pagina 3 kan ingesteld worden welke taken de gebruiker mag zien.

- Venster Dossier Statistiek
 Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

- Venster Plan van Aanpak  
 Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

- Venster Dossier  
 Toegang tot het tabblad TrajectenDossier in het werknemersdossier. Dit is het overzicht met alle documenten, terugkoppelingen, oproepbrieven en verschillende overzichten zoals het Overzicht Re-integratie Activiteiten (O.R.A.). Wat er voor de gebruiker zichtbaar is, is afhankelijk van de overige autorisaties.

- Venster Dossier Autorisaties
 Toegang tot het tabblad Dossier autorisatie in het werknemersdossier, waarin je kunt zien wie een bepaalde rol vervult met betrekking tot dit dossier.

- Venster Management Info  
 Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

- Venster Verlof Management  
 Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

- Venster Agenda  
 Voegt knop “Agenda” toe aan knoppenbalk van de gebruiker indien de interface VX New gebruikt wordt. Afhankelijk van andere autorisaties geeft deze knop toegang tot AgendaXpert en/of de Agena.

De subautorisatie “Gebruiker heeft een agenda” maakt een eigen agenda voor deze gebruiker aan.

- Vertrouwelijke notitie (contactmomenten)    
 Mogelijkheid om vertrouwelijke notitie toe te voegen bij het opmaken van een contactmoment alsmede het inzien van deze notities van anderen.

- Medisch Dossier (Medische documenten)  
 Inzage in medisch dossier (indien gebruiker op pagina 1 is aangemerkt als medische gebruiker).

- Bureaublad voor de Bedrijfsarts  
 Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

- Venster Beheer  
 Deze autorisatie is alleen zichtbaar als op Pagina 1 de gebruiker als beheerder is ingesteld. De autorisatie Venster Beheer aangevinkt geeft de mogelijkheid om het beheer scherm te openen door de knop hiervoor toe te voegen op de startpagina van de gebruiker.

De sub autorisatie “Autorisaties instellen/bekijken via menu-item "Autorisaties instellen" zorgt ervoor dat autorisaties kunnen worden ingesteld door de gebruiker.

- Venster Klantbeeld  
 Voegt de tab Klantbeeld toe in het werknemersdossier.

Autorisaties voor

Geselecteerde documentsjablonen

Documenten

- Bewerken  
Autorisatie om documensjablonen te kunnen bewerken.
- Datavelden invoegen
 Autorisatie om datavelden te mogen invoegen.

Autorisaties voor

VerzuimExpert - Plugins

Plugins zijn extra functionaliteiten die afgenomen kunnen worden of die voor iedereen beschikbaar zijn. De plugins worden beheerd door Otherside At Work. 

Autorisatie voor de opbouw van de organisatiestructuur

Indien de gebruiker ook een beheerder is, zal dit autorisatieonderdeel worden getoond.

Autorisaties voor de medewerker dossieronderdelen

De autorisatiemogelijkheden onder dit kopje zorgen ervoor dat de SFB en No-Risk status van een medewerker worden getoond. Hier kan tevens bepaald worden of er hierin bewerkt mag worden

Autorisatie voor de protocollen en taken voor

Hier kan worden bepaald welke taken de gebruiker/beheerder mag zien. Dit is een belangrijk autorisatieonderdeel bij het bepalen van gebruikersrollen

Casemanagementteams

Hiermee kan een gebruiker dossiers toewijzen aan gebruikers die onder de noemer casemanager vallen en/of gebruiker mag zoeken op alle casemanagementteamleden

Spreekuur autorisatie

Spreekuur registratie. Met deze autorisatie i.c.m. de bijhorende autorisatie op pagina 4, verschijnt de knop ‘Oproepverzoek’ en heeft de gebruiker/beheerder de mogelijkheid om middels een webform een oproepverzoek te doen

Rapportage autorisatie

Deze autorisaties geven de gebruiker/beheerder de mogelijkheid om via de knop ‘Rapportage’ een spreekuurverslag op te maken. De aanvullende autorisatiemogelijkheid zorgt ervoor dat de gebruiker/beheerder ook namens een medegebruiker een verslag mag opmaken. De keuzemogelijkheden worden bepaald in de Medische protocol module – Spreekuursoorten

Werknemer dossier delegeren

Dit houdt in dat de gebruiker/beheerder een andere gebruiker/beheerder mag autoriseren voor een bepaald dossier. Deze optie is alleen te zien als de klantplug-in Dossier delegatie aan staat. Vervolgens kan hier worden ingesteld:
Of de gebruiker een dossier mag delegeren;
Of de gebruiker een dossier delegatie mag ontvangen;
Of de gebruiker een dossier delegatie voor andere gebruikers mag verwijderen.

Hier is eveneens sprake van afhankelijkheden met andere autorisaties. De gebruiker/beheerder moet geautoriseerd zijn voor de gebruiker die hij/zij wil autoriseren voor het betreffende dossier.

Protocolvariatie omzetten

Zoals de naam al doet vermoeden, kan de gebruiker met deze autorisatie middels de knop ‘Acties’ de protocolvariatie omzetten. Hier dient echter een stukje inrichting aan vooraf te zijn gegaan. De gebruiker/beheerder dient tevens geautoriseerd te zijn voor beide protocolvariaties

Dossier kopiëren

De gebruiker/beheerder kan met deze autorisatie het bestaande dossier kopiëren naar een nieuw en afgescheiden dossier (knop Acties)

Taken autorisatie

Het inzien van de taken is in te stellen via Portal Beheer. Zie het hoofdstuk Autorisaties Taken. Aanvullend kan in Klassiek Beheer worden ingesteld welke aanvullende rechten de gebruiker heeft voor de taken.

Beheer-rechten over de geselecteerde taken

Het gaat hier om beheer autorisaties welke nodig zijn om taken en deeltaken te kunnen bewerken en/of te verwijderen

Gebruiksrechten over de geselecteerde taken (niets aanvinken = enkel leesrechten)

In dit onderdeel kunnen voor de gebruiker/beheerder 3 autorisaties toebedeeld worden welke bepalen wat de gebruiker/beheerder mag doen met de taken die zichtbaar zijn in de takenlijst van een dossier:

Uitvoeren

Signalering ontvangen

Uitgebreid takenfilter (meer filtermogelijkheden op traject of taakniveau)

Autorisatie voor protocollen/taken en notities

Autorisaties voor verzuimprotocollen en variaties zijn reeds ingesteld in Xpert Suite Portal bij stap 12 t/m 17. Het Ziekte en Zwangerschapsprotocol dient nog wel via dit veld ingesteld te worden. Indien de gebruiker/beheerder taken moet kunnen uitvoeren zal hij ook geautoriseerd moeten zijn voor het protocol waar de taken onder vallen.

Enkel geautoriseerd voor het protocol maar niet voor de taken, zorgt ervoor dat de gebruiker/beheerder wel de gestarte trajecten kan zien maar niet de bijhorende taken. 

Wanneer er sprake is van een autorisatie op het uitgebreide takenfilter. Is het wel mogelijk om de taken te zien, maar kan er niets mee gedaan worden.

Autorisaties voor de medewerkers

Hier kan worden bepaald wat een gebruiker/beheerder mag zien ten aanzien van medewerkersgegevens. Denk hierbij aan N.A.W., dienstverbandgegevens, BSN, loon etc. Deze gegevens worden op het tabblad ‘Overzicht’ getoond. Er kan tevens worden bepaald of de gebruiker/beheerder deze gegevens mag aanpassen en/of de medewerker uit dienst mag melden.

Autorisaties voor de werkgevers

Met deze autorisatiemogelijkheden wordt het mogelijk gemaakt voor een gebruiker/beheerder om werkgeversgegevens in te kunnen zien of deze te wijzigen. Hier kan ook worden bepaald of een gebruiker/beheerder een nieuwe werkgever mag toevoegen

Autorisaties voor de afdelingen

Dit betreft enkel de autorisatie voor een gebruiker/beheerder om afdelingsgegevens te kunnen bewerken en om een nieuwe afdeling toe te mogen voegen.

Autorisaties voor trajectendossier

Met deze autorisatie wordt het mogelijk gemaakt om de geïmporteerde documenten te downloaden als gecomprimeerd bestand (.zip)

Actueel pagina instellingen

In dit onderdeel kan de weergave van de Actueelpagina (homepagina) worden bepaald. Zo kunnen hier de verschillende top 5 overzichten in en uitgeschakeld worden, of er een spreekuur agenda mag worden getoond (t.b.v. bedrijfsartsen), of er een takenlijst getoond wordt etc. Hier kan ook worden bepaald of de gebruiker/beheerder taken mag uitvoerden/uitstellen op een hoger niveau in de organisatiestructuur.

Autorisaties voor het Plan van aanpak/ Takenvenster

Binnen dit onderdeel kunnen gebruikers/beheerders geautoriseerd worden om toegevoegde ‘taken’ te bewerken of deze te verwijderen en definitief te maken.

 Bij een lopend traject en in sommige gevallen ook wanneer er geen sprake is van lopend traject of zelfs bij lege dossiers, kan men ‘ad-hoc’ zaken toevoegen.

Denk hierbij aan:

Notities (via knop Notities) 

Opdrachten (via knop Opdrachten)

Stappen (n.v.t*)

Activiteiten (n.v.t*)

Evaluatiemomenten (n.v.t*)

Contactmomenten (via knop Opdrachten)

Plan van aanpak (n.v.t*)

Eigen casemanager (n.v.t*)

 *Betreft VX classic autorisaties en zijn daarom niet van toepassing.

Autorisatie voor de documenten

Bij dit onderdeel kan worden ingesteld welke binnen XS gegenereerde documenten een gebruiker/beheerder mag zien.

In de lijst van alle ingerichte documenten staat ook de autorisatie voor het Overzicht re-integratie activiteiten. Dit is een soort logboek waarin alle handelingen van alle gebruikers binnen een dossier of specifiek traject binnen een dossier zijn geregistreerd.

Autorisaties voor de geselecteerde documenten (als taakonderdeel)

Nadat bepaald is welke documenten de gebruiker/beheerder in een dossier mag zien kan hier bepaald worden wat deze gebruiker/beheerder met deze documenten mag doen.

Let op! Met deze autorisaties mag de gebruiker/beheerder zowel de inhoud van het document als de fysieke opmaak worden aangepast. 

Dossier autorisaties

Binnen XS heeft een gebruiker/beheerder de mogelijkheid om op verschillende niveaus (medewerker, afdeling, werkgever) documenten toe te voegen aan het dossier. Het gaat hier specifiek om documenten die buiten XS om zijn aangemaakt en worden toegevoegd via ‘Geïmporteerde documenten’, DialoogXpert of ScanXpert.

Met deze autorisaties kan worden bepaald wat de gebruiker/beheerder mag met deze documenten. 

Medische documenten autorisaties

Deze autorisatie mogelijkheden gaan samen met de op pagina 1 instelbare medische autorisaties. Deze autorisaties bieden de mogelijkheid om toegevoegde documenten aan het medische dossier te verwijderen.

Autorisatie voor Managementinfo Module voor …

Niet meer van toepassing in VX New / PortalXpert.

Autorisatie Agenda

Hier kan voor de gebruiker ingesteld worden of de gebruiker een eigen agenda heeft en/of toegang heeft tot de agenda van een andere gebruiker. In dit onderdeel kan worden ingesteld wat de gebruiker/beheerder binnen de AgendaXpert module en App Agenda mag doen. 

Autorisatie Agenda per dag

Aanvullende autorisaties m.b.t. tot de agenda of de planwizard. Men kan hier aangeven op welke dagen er afspraken mogen worden gepland.

Autorisaties voor de gebruikers en gebruikersgroepen

Autorisaties voor de gebruiker om gebruikers/gebruikersgroepen toe te voegen, dossier toegang in te stellen, rollen toe te kennen, autorisaties voor gebruikers te wijzigen, 2-factor authenticatie uit te schakelen en het beheren van gebruikersautorisaties voor relaties in rapportages.

Autorisatie voor CMM voor

Autorisaties voor de Contract Management Module.