INHOUDSOPGAVE

Inrichten externe mailkoppeling met Office 365


Eind december 2022 is de Exchange support voor agenda en mail koppelingen vervallen. Deze is vervangen door de Office 365 methode. Deze nieuwe methode is toegevoegd als optie aan externe mail koppelingen en is beschikbaar voor inrichting en migratie van Exchange koppelingen naar Office 365.

 

Let op: koppelingen met het Exchange platform werken dus niet meer en moeten gemigreerd worden. Dit geld niet voor klanten die Exchange zelf on-premise draaien. Nieuws hierover kun je hier in detail lezen: https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/basic-authentication-deprecation-in-exchange-online-september/ba-p/3609437.

 

Om dubbele afspraken in agenda's te voorkomen is het belangrijk dat de migratie correct uitgevoerd wordt. Na het opzetten van de Office 365 koppeling door een medewerker van functioneel beheer, dienen gebruikers zelf hun externe agenda opnieuw te koppelen van Exchange naar Office 365 om de migratie af te ronden.

 

In deze instructie leggen we uit hoe je een Office 365 koppeling kunt toevoegen en hoe gebruikers de migratie kunnen uitvoeren van Exchange naar Office 365.


In het beheer van de externe mail koppeling is de "Office 365” optie toegevoegd aan de soort koppeling.

Deze vind je onder 'Koppelvlakken' > 'Externe E-mailkoppeling'

 




- Kies voor 'Office 365'

- Vul bij 'Domein' in wat er achter de @ van een emailadres gebruikt wordt 

- Kies wat er getoond moet worden bij beschikbaarheid

- Kies of de cliëntnaam getoond moet worden bij de afspraak



Stappen uit te voeren in de Azure omgeving van jouw organisatie

Om deze werkend te krijgen moeten de volgende stappen in de Azure omgeving van jouw organisatie worden uitgevoerd:

  1. Verwijder de oude koppeling van Exchange om het domein vrij te geven.
  2. Ga naar portal.azure.com en ga naar App registrations. Klik op New registration.
  3. Geef als naam OutlookAgendaKoppeling of iets anders herkenbaars op.
  4. Onder Supported account types laat de waarde op Single-tenant staan of wijzig deze naar Multi-tenant als er gebruikers vanaf een andere tenant gebruik moeten maken van de app. Klik op Register.
  5. Ga naar API permissions en haal de standaard permissies weg.
  6. Klik op Application permissions, zoek naar Calendars.ReadWrite en selecteer deze.
  7. Klik op Grant admin consent for %TenantName%.
  8. Ga naar Certificates & secrets en klik op New client secret.
  9. Geef als description OutlookAgendaKoppeling of iets anders herkenbaars op. Kies tot wanneer het certificaat geldig mag zijn. Klik op Add.
  10. Kopieer de Value van het certificaat en bewaar deze tijdelijk op een veilige plek. Let op! Deze is maar eenmalig zichtbaar. Kopieer ook het Secret ID van het certificaat.
  11. Ga naar Overview en kopieer Application (client) ID en Directory (tenant) ID.


Stappen uit de voeren in Xpert Suite


Als de bovenstaande stappen in Azure zijn doorlopen, kan de koppeling in de XpertSuite worden toegevoegd. Wanneer je de Office 365 optie kiest in het beheer van XS krijg je vier extra velden te zien voor het inrichten van de koppeling.

 

  • AppId Application (client) ID van stap 11
  • Tenant Directory (tenant) ID van stap 11
  • ClientSecret Value van stap 10
  • Client Secret geldig tot datum opgegeven bij stap 9
  • Beschikbaarhedencode: Dit is de tekst die weergegeven wordt als Beschikbaarheidsblok in de Outlook agenda van de Gebruiker. (Screenshot)

 

Van Exchange naar Office 365


Wanneer de koppeling is aangemaakt kunnen individuele gebruikers hun agenda's migreren van Exchange naar Office 365.

Hieronder vind je de migratie instructie voor deze gebruikers.

 

Het is aan te raden de koppeling eerst op de acceptatieomgeving te testen voordat deze op de productieomgeving wordt ingericht en de instructie naar de individuele gebruikers wordt gestuurd om de agenda’s te migreren.


Om jouw gesynchroniseerde agenda te migreren doorloop je de volgende stappen:

  1. Log in op de XpertSuite en navigeer naar de gebruikersinstellingen.

  1. Klik op het tabje “E-mail & Agenda” en scroll naar beneden voor de instellingen van de gesynchroniseerde agenda.

  1. Klik op de knop verwijderen en kies daarbij om alle gekoppelde afspraken zowel in XS als in outlook te verwijderen. Dit is een belangrijke stap zodat je niet met dubbele afspraken eindigt in jouw agenda’s!
  2. Klik op koppeling definitief verwijderen.
  3. Wacht tot de gekoppelde afspraken zijn verwijderd in XS en de outlook agenda. Dit zal niet altijd nodig zijn, maar als ze niet meteen verwijderd zijn bij het instellen van de nieuwe koppeling dan kan het alsnog fout gaan.
  4. Wanneer alle afspraken zijn verwijderd uit beide agenda’s kun je een nieuwe koppeling instellen in hetzelfde formulier. Dit keer stel je een Office 365 koppeling in en volg je de stappen om te verifiëren.