INHOUDSOPGAVE


Inleiding


In de XpertSuite is functionaliteit toegevoegd waarmee gekoppeld kan worden met Digipoort voor het ophalen van UWV werkgeverdocumenten.

Het UWV biedt werkgevers de mogelijkheid om documenten van een vijftal relevante diensten op te halen (zie opsomming later in deze instructie). Een werkgever kan een derde partij zoals de Xpert Suite machtigen om deze documenten automatisch op te halen. Hiertoe dient per dienst per loonheffingennummer een machtiging afgegeven te worden. 

Het aanvragen van een machtiging bij het UWV is mogelijk vanuit de XpertSuite. De aanvraag voor een machtiging wordt vervolgens digitaal verstuurd naar Digipoort. De werkgever zal vervolgens vanuit het UWV een activeringscode per brief ontvangen (per loonheffingennummer, per dienst) waarmee de koppeling in de XpertSuite voor de betreffende dienst kan worden geactiveerd. Nadat de koppeling is geactiveerd worden de documenten voor deze werkgever automatisch opgehaald en toegevoegd aan het betreffende werknemer- of werkgeverdossier.

Bij interesse in de UWV Documentenkoppeling kan er contact opgenomen worden met de Customer Success Manager of de Xpert Desk.

Aan te sluiten diensten 


Via de UWV documentkoppeling kunnen documenten van de onderstaande UWV diensten worden opgehaald voor een werkgever vanuit de Digipoort:

-    UWV-ZZ-ZW voor Ziektewet (ZW) documenten.

-    UWV-ZZ-WAZO voor ophalen Wet arbeid en zorg (WAZO) documenten.

-    UWV-ERZW-AB voor ophalen ‘Eigenrisicodrager Ziektewet: Aanvragen beschikkingen’-documenten.

-    UWV-ERZW-ID voor ophalen ‘Eigenrisicodrager Ziektewet: Inkoopdiensten’-documenten.

-    UWV-FI-ZWWA voor ophalen ‘Financiële informatie ZW/WAZO’-documenten.



Aanvragen en activeren diensten


Wanneer de koppeling aangezet is, kan de functioneel beheerder via een Superbeheerder account zelf de aanvraag doen om de verschillende diensten op alle loonheffingennummers aan te sluiten en te activeren. Dit proces wordt in de stappen hieronder beschreven.


Widget op klantbeeld werkgever dossier

Op het werkgever klantbeeld bij een werkgever dossierobject of bij inzage via een werknemer, is een widget toegevoegd voor de UWV documentkoppeling. In deze widget kan de status van de koppelingen worden ingezien, kunnen koppelingen worden aangevraagd of ingetrokken worden en kan de activering uitgevoerd worden.


Aanvraag machtiging

Wanneer voor een werkgever documenten van een UWV dienst automatisch opgehaald moeten worden vanuit de XpertSuite kan voor de werkgever de koppeling aangevraagd worden vanuit de widget (zie "Widget op klantbeeld werkgever dossier" in deze instructie). 


Klik in het werkgever dossier op de tab Klantbeeld. Klik vervolgens bij de widget UWV Documentenkoppeling op het rechtermenu, de optie + Koppeling aanvragen verschijnt. Klik hier op.


Je ziet nu de naam van de werkgever en het loonheffingennummer. Controleer de naam van de werkgever en het loonheffingennummer goed, omdat deze gebruikt worden bij de aanvraag van de machtiging bij het UWV. Indien het loonheffingennummer ontbreekt of niet correct is, kan deze direct aangepast worden vanuit dit scherm. Selecteer daarna de dienst waarvoor de koppeling moet lopen bij "Dienst". Klik vervolgens op Koppeling aanvragen.
Indien meerdere diensten gewenst zijn, dient deze stap herhaalt te worden voor alle aanvullende diensten die gekoppeld moeten worden.


Bevestig vervolgens de aanvraag van de koppeling door op Bevestigen te klikken.


De aanvraag voor de dienst is nu verstuurd naar het UWV. In de UWV Documentenkoppeling widget zal bij de dienst deze status ook te zien zijn:


De werkgever ontvangt per aangevraagde dienst per loonheffingennummer een brief van het UWV met een activatiecode. Zie voor het vervolg het hoofdstuk "Activatiecode ontvangen en activeren koppeling" in deze instructie.



Status machtiging

Als de aanvraag is verstuurd (zie "Aanvraag machtiging" in deze instructie), zal de status van de aanvraag per dienst zichtbaar zijn in de UWV Documentenkoppeling widget op het werkgever dossier.


De onderstaande statussen kunnen hierbij voorkomen:

  • Gedurende het aanvraagproces:
    1. Een aanvraag voor de koppeling is verstuurd naar het UWV.
    2. Een aanvraag voor de koppeling is ontvangen bij het UWV en zal in behandeling genomen worden.
    3. De aanvraag voor de koppeling is in behandeling genomen bij het UWV. U kunt de koppeling activeren met de activatie-code op de brief (door het UWV verstuurd binnen 12 weken na het ontvangen van de aanvraag).
    4. U heeft de activatie-code ingevuld. De koppeling zal door het UWV geactiveerd worden. Wanneer de koppeling actief is, zal de status in deze widget veranderen.
  • Als de koppeling actief is:
    1. De koppeling is actief.
  • Als de koppeling inactief is:
    1. Het UWV heeft de machtiging afgekeurd. Voor aanvullende informatie kunt u contact opnemen met het UWV.
    2. U heeft de aanvraag voor de koppeling geannuleerd.



Aanvraag machtiging annuleren

Als de aanvraag voor de koppeling onterecht is gedaan, of de aanvraag moet tussentijds worden afgebroken, kan de aanvraag geannuleerd worden.

Ga naar de UWV Documentenkoppeling widget in het werkgever dossier en klik op de drie puntjes naast de dienst waarvoor de aanvraag moet worden geannuleerd. Kies Aanvraag annuleren.


Activatiecode ontvangen en activeren koppeling

Nadat de aanvraag voor de koppeling is verstuurd en ontvangen bij het UWV, zal het UWV de aanvraag in behandeling nemen. Op basis van de terugkoppeling van status vanuit het UWV zal de XpertSuite de status in de widget tonen.

 

Zodra het UWV de aanvraag voor de koppeling ontvangen heeft, zullen ze deze in behandeling nemen. Binnen 12 weken (vaak is dit eerder) na ontvangen van de aanvraag door het UWV zal een brief aan de werkgever worden verstuurd met een activatiecode per aangevraagde dienst per loonheffingennummer. Als de aanvraag in behandeling is en het UWV de activatiecode verstuurd heeft naar de werkgever, zal dit getoond worden in de widget en verschijnt een activatie optie. 


Kies in het menu voor Koppeling activeren:


Vul vervolgens de activatiecode voor de geselecteerde dienst en loonheffingennummer in en klik op Koppeling activeren.


Nadat de code is ingevoerd en op ‘Koppeling activeren’ is geklikt, zal de code met het verzoek voor activeren van de koppeling naar het UWV verstuurd worden. Het UWV zal een controle uitvoeren en de koppeling activeren.


De status wijzigt na het invullen van de activatiecode:


Wanneer het UWV de controle succesvol heeft uitgevoerd zal in de widget te zien zijn dat de koppeling voor deze dienst actief is. Vanaf dat moment zullen de documenten binnengehaald worden in de werkgever- en werknemerdossiers.



Geautomatiseerd documenten toevoegen aan dossier


Zodra de koppeling actief is gaan op het werknemerdossier de protocollen UwvMachtiging en UwvDocumenten lopen wanneer er documenten binnen komen voor de werknemer. Dit is te zien in het werknemerdossier bij de recente trajecten onder het tabblad Overzicht:


De documenten komen nu automatisch binnen in het werknemer dossier onder het kopje Geïmporteerde documenten, bij de tab Trajectendossier van het werkgever of werknemer dossier waar deze documenten bij horen. Voor werknemer documenten zal de werknemer herkend worden op basis van BSN.



Automatische UWV-documentkenmerken instellen


Om het proces van het verwerken van UWV-documenten efficiënter te maken en handmatige activiteiten te voorkomen, is het mogelijk om aan een UWV-document automatisch een documentkenmerk (submap) toe te wijzen. Hierbij is het ook volledig configureerbaar gemaakt en kan er ook op (groepen van) specifieke documentkenmerken getriggerd worden. Op basis van het gekoppelde documentkenmerk kunnen vervolgens ook specifieke triggers worden ingericht en toegang tot specifieke documenten worden geautoriseerd.


Let op: Wanneer men geen gebruik maakt van documentkenmerken, dan is deze inrichting niet nodig.


Om een automatisch documentkenmerk in te stellen voor UWV-documenten navigeer je in binnen het Beheer naar koppelvlakken en klik op "Conversiegroep beheer". Kies vervolgens voor "Toevoegen conversiegroep".



Gebruik de volgende kenmerken bij het aanmaken van de nieuwe conversie groep. 

  • Conversiegroep: "DigiZsm Documenten"
  • Selecteerbaar: Ja
  • Extern Systeem: Leeg laten

Na het invullen van deze kenmerken, Kies voor "Toevoegen". Voeg vervolgens in de conversiegroep onder Conversie sleutels een nieuw gegeven toe en kies voor de conversie sleutel "Document kenmerk".

Daarna voeg je binnen deze conversie sleutel de mapping waardes toe. Zorg dat voor elke dienstencode er een documentkenmerk wordt aangegeven. Er is tevens de mogelijkheid om de waarde "Other" te mappen, deze zal worden gebruikt als de betreffende DienstCode niet is gemapt.


De kenmerken worden nu automatisch toegevoegd aan de UWV-documenten en kunnen gebruikt worden in triggers en authorisaties.



Handmatig verplaatsen niet plaatsbare documenten aan werknemer dossier


Het kan voorkomen dat documenten niet geplaatst kunnen worden in een werknemer dossier. Bijvoorbeeld omdat het werknemer dossier niet bestaat, niet bestaat onder de werkgever waarbij de documentkoppeling is ingesteld of de werknemer om een andere reden niet herkend wordt in de XpertSuite.


In dat geval zullen de documenten voor de werknemer geplaatst worden in het werkgever dossier. In het werkgever dossier zijn de documenten te vinden op de tab Trajectendossier. De documenten kunnen handmatig in het juiste dossier geplaatst worden. 

Een document verplaatsen kan door te klikken op het document in het trajectendossier op werkgeverniveau.


Vervolgens zoek je bij Dossier het gewenste werknemer dossier en je klikt op Koppel aan dossier. Het document is nu te vinden in het Trajectendossier van de werknemer.


Dynamische opvolging


Door middel van triggertaken (waar eventueel een melding per mail aan gekoppeld kan worden) kunnen gebruikers op de hoogte worden gebracht van nieuwe toegevoegde UWV documenten via de koppeling.


Signalering van nieuw document in werknemer dossier

Als een document succesvol in een dossier van een werknemer is geplaatst, kan middels de triggerhandler een signalering naar een gebruiker worden gedaan of een vervolgtaak worden ingericht. Hiervoor kan een trigger worden ingesteld.

 

Maak hiervoor bijvoorbeeld onderstaande trigger aan:

Inschakelen:       Ja

Omschrijving:     Triggert taak "Er is een nieuw UWV Document aangeleverd" in werknemer dossier

Gebeurtenis:      Toevoegen geüpload document

Voorwaarde:      Trigger op traject van trajectsoort "UwvDocumenten"

Actie:                 Voegt een nieuwe taak toe aan het traject (Selecteer gewenste taak).


Kijk voor een uitgebreide uitleg van het aanmaken van triggers in de Triggers instructie op het Xpert Support Center.

Koppel eventueel een e-mailsignaal aan de taak (zie uitleg Emailsignaal voor verdere instructie).


Als een document toegevoegd is in het werknemer dossier zal er een taak getriggerd worden in de takenlijst:



Signalering van nieuw document in werkgeverdossier

Als een document niet geplaatst kan worden in een werknemer dossier komt het document uit in het trajectendossier van het werkgever dossier. Ook hiervoor kun je een trigger instellen om gebruikers te waarschuwen dat er een document is toegevoegd wat nog geplaatst moet worden in het juiste werknemer dossier.


Voeg een taak met taaknaam "Plaats het document in het juiste dossier" toe via het Klassiek Beheer in de gewenste taakbibliotheek. Voer als taakcode "PlaatsDocument" in. Selecteer bij subtaken het scherm "Verwerken geupload document" .

Voeg nu een trigger via de triggerhandler in het Beheer toe, zodat de taak opkomt zodra er een UWV document in het trajectendossier van e werkgever wordt geplaatst. Maak gebruik van onderstaande instellingen:

Inschakelen:       Ja

Omschrijving:     Triggert taak "PlaatsDocument" bij ontvangen niet te plaatsen UWV documenten

Gebeurtenis:       Toevoegen geüpload document

Voorwaarde:       Trigger op traject van trajectsoort "UwvDocumentenWerknemerNietGevonden"

Actie:                  Voegt een nieuwe taak "Verwerken geupload document" toe aan het traject.  


Kijk voor een uitgebreide uitleg van het aanmaken van triggers in de Triggers instructie op het Xpert Support Center.

Koppel eventueel een e-mailsignaal aan de taak (zie uitleg Emailsignaal voor verdere instructie).



Autorisaties


Autorisaties gebruikers inzage documenten in werknemer dossier

Voor een gebruiker die inzage moet hebben in de documenten bij een werknemer zijn de volgende autorisaties benodigd:

  • Autorisatie voor het werknemer dossier
  • Autorisatie voor het trajectendossier / documenten
  • Autorisatie voor traject "UWVDocumenten" 
  • Indien aanvullende (signalerings)taken zijn ingericht: Autorisaties voor deze taken


Autorisaties gebruikers inzage documenten in werkgever dossier

Voor een gebruiker die inzage moet hebben in de documenten bij een werkgever zijn de volgende autorisaties benodigd:

  • Autorisatie voor de werkgever en werkgever dossierobject
  • Autorisatie voor het trajectendossier / documenten
  • Autorisatie voor traject "UWVDocumenten" en "UwvDocumentenWerknemerNietGevonden"
  • Indien aanvullende (signalerings)taken zijn ingericht: Autorisaties voor de desbetreffende taken


Autorisaties gebruikers verplaatsen documenten naar werknemer dossier

Voor een gebruiker die inzage moet hebben in documenten waarbij de werknemer niet gevonden kon worden door de koppeling, en die deze documenten moet verplaatsen zijn de volgende autorisaties benodigd:

  • Autorisatie voor werkgever en werkgever dossierobject, werknemer waarbij document geplaatst wordt
  • Autorisatie voor het trajectendossier / documenten
  • Autorisatie voor traject "UWVDocumenten" en "UWVDocumentenWerknemerNietGevonden"
  • Autorisatie voor het mogen verplaatsen van documenten
  • Indien gewenst via taak: Autorisatie voor de taak voor het verplaatsen van documenten