Voordat je begint

Controleer de volgende punten. 

• Werkgever(s) zijn aangemaakt;
• AFAS verzuimclassificaties zijn gekoppeld;
• Werkgevergroep is aangemaakt en gekoppeld aan de werkgevers;
• AFAS klantaccount is aangemaakt.

Configuraties toevoegen (Werknemer en Organisatie).

Selecteer jouw klantaccount en klik op: + Nieuwe configuratie.

Je komt nu in een scherm waarmee je een configuratie toe kan voegen en een gegevensstroom kunt koppelen.

Kies bij Opties voor de optie ‘AFAS werknemer’. Je komt dan bij het volgende scherm:

Hier kan je de volgende gegevens invullen:

Gegevensstroom:

H

ier vul je de naam van de gegevensstroom in. Kies voor iets herkenbaars, zoals ‘werknemers’ of ‘Afdelingen en Werknemers’.

Opties:

Kies voor AFAS Werknemer

Afwijkende OrganisatieStructuur: 

Dit vink je aan wanneer je meerdere werkgevers in AFAS hebt, die gekoppeld dienen te worden naar meerdere werkgevers in de XpertSuite, mét ieder een unieke organisatiestructuur (Situatie 2 optie 2). 

Organisatie*:

Hier vul je de naam van de OG-getconnector in

Werknemer*:

Hier vul je de naam van de MDW-getconnector in

Uren:

Hier vul je de naam van de Rooster-getconnector in

Configuratie: 

Hier kan je kiezen uit twee opties: AFAS Organisatie en Werknemers met óf zonder Formatie Verdeling. Kies hierbij wat bij deze werknemer(s) van toepassing is.

Standaard of Custom Mapping:

In de meeste gevallen kan je hier de standaard mapping aanvinken. Alleen in het geval dat er velden zijn die zijn aangepast in de get-connectoren kan je deze bij customer mapping aanpassen, zodat deze toch herkent worden. (In principe wordt bij standaard AFAS koppelingen altijd gebruik gemaakt van dezelfde get-connectoren, daarom zou dit laatste niet vaak voorkomen). 

Meer informatie Custom Mapping. 

Belangrijk aandachtspunt:
Als je nu of in de toekomst gebruik wil maken van een documentenkoppeling of verzuimexport van Xpert Suite naar Afas dan mogen de categorieklassen 3 en 4 bij Werknemer & Dienstverband niet gewijzigd worden in de custom mapping. Voor deze koppelingen dient in categorieklasse 3 het personeelsnummer ([Medewerker]) en in categorieklasse 4 het dienstverbandID ([Dienstverband]) te staan.

Daarnaast zijn er nog enkele extra velden die je kunt invullen nadat je voor custom mapping hebt gekozen: 

Let op: 
Als je op ‘mapping leegmaken’ klikt worden alle velden van de mapping leeggemaakt. Wees hier dus voorzichtig mee!

Aanleveringsperiode in maanden (i.v.m. bewaartermijnen)

:

Hiermee geef je aan hoelang de gegevens van dienstverbanden bewaard mogen worden nadat iemand uit dienst is. (Default waarde is 24 maanden). Let op: Deze waarde moet altijd hoger zijn dan de aanleveringsperiode in maanden dat het verzuim mag worden ingelezen. 

Unieke identificatie van een dienstverband: 

Laat deze altijd op 'Startdatum, Functie en Afdeling' staan.

Autorisatie voor het dienstverband: 

Dit is alleen van toepassing wanneer er gebruik wordt gemaakt van een Gebruikers Autorisatie koppeling, en mag daarom nu op 'geen' blijven staan. 

Logs:

Dit kan je aanvinken als je alle technische logging op het API logverslag wil zien. 

+ Schedule Toevoegen:

Wanneer je dit aan vinkt kom je op het volgende scherm:

Hierbij kan je aangeven hoe vaak en wanneer de koppeling mag draaien. Wanneer je ‘iedere dag’ aan vinkt, draait hij iedere dag op het tijdstip dat je hier instelt. Kies je voor ‘Specifieke dag(en)’, dan kan je zelf de dagen aanvinken dat de koppeling mag lopen. Je kunt de koppeling ook meerdere keren per dag laten draaien. In dit geval voeg je meerdere schedules toe. Het verzoek is daarbij om een maximum van 3 keer per dag aan te houden. 

*Als alles in ingevuld klik je op opslaan, de koppeling loopt nu op aangegeven tijd. Belangrijk is wel om even na te gaan of de koppeling goed werkt. Om dat te doen kan je de meldingen op het Logverslag controleren. Meer over deze meldingen kan je vinden op deze pagina. 

Let op: 
Laat de koppeling minimaal 3 keer lopen voordat je de meldingen op het Logverslag gaat nalopen. Sommige meldingen zullen ontstaan omdat de koppeling het aangeleverde bestand van A tot Z inleest. De koppeling kan de eerste keren een melding geven dat het bepaalde afdelingen of werknemers niet herkent, omdat het pas later in het bestand voorkomt. 

Let op: 
In de standaard mapping wordt getracht bij elke medewerker zijn direct leidinggevende in te lezen. Als niet aan alle medewerkers - of bij geen enkele - in AFAS een leidinggevende is toegewezen, zal dit in het Logverslag van de Werknemer-verwerking worden aangegeven met de melding 'Leidinggevende contactpersoon niet gevonden en kan niet worden aangemaakt (geen match met werknemer)' met daarachter als extra informatie '<Werkgevercode>_ '.
 
 In dat geval kun je in de mapping van de sectie Werknemer & Dienstverband de volgende formule opnemen in het veld 'Leidinggevende_Code':
 
 var lg = selector.Get("Leidinggevende");
 if (String.IsNullOrWhiteSpace(lg))
  return null;
 return selector.Get("Werkgever") + "_" + lg;