Binnen arbodiensten wordt vaak gewerkt met PO-nummers (Purchase Order-nummers) om kosten toe te wijzen aan specifieke afdelingen of debiteuren. Facturen kunnen direct naar de werkgever gaan of naar een afwijkende debiteur, zoals een specifieke afdeling. Zo kunnen afdelingen A en B bijvoorbeeld zelf verantwoordelijk zijn voor de kosten van verzuimgerelateerde diensten, terwijl de werkgever de kosten van medische keuringen op zich neemt.
Bij het genereren van factuurgrondslagen komen verrichtingen nu direct in de juiste groepen terecht op basis van PO-nummers en kostendragers. Dit voorkomt dat gebruikers handmatig lijsten moeten splitsen per PO-nummer en debiteur en zorgt ervoor dat de facturatie efficiënter en minder foutgevoelig verloopt.
PO-nummers beheren
PO-nummers kunnen op verschillende niveaus worden ingesteld: dienstverlening, dienstverleningsvariatie en afdeling. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld voor verzuim een ander PO-nummer te gebruiken dan voor keuringen, of om binnen eenzelfde dienstverlening afdelingen een eigen PO-nummer toe te wijzen.
Beheer van PO-nummers gebeurt via Beheer > Dienstverlening > Facturatie. Hier kunnen PO-nummers worden aangemaakt en gekoppeld aan een specifieke naam, zoals "Verzuim". Vervolgens kunnen verschillende versies van het PO-nummer worden toegevoegd, elk met een eigen geldigheidsduur. Bij het schrijven van een verrichting wordt automatisch het juiste PO-nummer geselecteerd op basis van de datum.
PO-nummers koppelen
Een PO-nummer kan op drie niveaus worden gekoppeld. Wanneer een PO-nummer aan een dienstverlening wordt gekoppeld, geldt dit voor alle verrichtingen binnen die dienstverlening. Op dienstverleningsvariatie- of afdelingsniveau kunnen specifieke PO-nummers worden ingesteld, zodat verrichtingen binnen een bepaalde variatie of afdeling een afwijkend PO-nummer krijgen. Subafdelingen nemen het PO-nummer van hun hoofdafdeling over, tenzij er een specifiek ander PO-nummer is ingesteld.
Kostendragers beheren
De entiteit Kostendrager maakt facturatie per afdeling mogelijk. Binnen een werkgever kunnen kostendragers worden aangemaakt en gekoppeld aan een debiteurnummer. Dit gebeurt via het tabblad Kostendragers, dat alleen beschikbaar is voor gebruikers met de juiste autorisaties.
Een kostendrager kan meerdere afdelingen omvatten, zodat deze afdelingen hetzelfde debiteurnummer krijgen. Tegelijkertijd kunnen afdelingen ook een eigen debiteurnummer ontvangen door ze te koppelen aan een andere kostendrager. Subafdelingen vallen automatisch onder de kostendrager van hun hoofdafdeling, tenzij ze expliciet aan een andere kostendrager worden gekoppeld.
Als de klantplugin DebiteurennummersGenereren actief is, worden debiteurnummers automatisch gegenereerd en kunnen deze niet handmatig worden aangepast. Wanneer deze plugin uitstaat, is handmatige invoer en bewerking wel mogelijk. Afdelingen die niet aan een kostendrager zijn gekoppeld, vallen automatisch onder de werkgever als debiteur.
Facturatie op basis van PO-nummers en kostendrager
Met de toevoeging van PO-nummers en kostendragers is alle benodigde informatie beschikbaar om de facturatie correct te laten verlopen. Per dienstverlening en dienstverleningsvariatie kan worden ingesteld of de factuur moet worden gestuurd naar de werkgever, een andere debiteur of de kostendrager.
Bij het genereren van de factuurgrondslag worden verrichtingen automatisch gegroepeerd op basis van het juiste PO-nummer en de juiste kostendrager. Dit resulteert in een factuurspecificatie per PO-nummer en per kostendrager. Als er geen PO-nummer is ingesteld, maar de kostendrager is verantwoordelijk voor de betaling, worden alle verrichtingen per kostendrager gegroepeerd. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van PO-nummers of kostendragers, worden alle verrichtingen in één factuur gegroepeerd.
Deze werkwijze zorgt voor een efficiënter en overzichtelijker facturatieproces, zonder dat handmatige correcties nodig zijn.