Voor klanten die gebruik maken van de nieuwe planning assistent is het mogelijk om gecombineerde afspraken voor een keuring samen in te plannen. Voor keuringen waarbij een voorbereiding benodigd is, is het mogelijk om deze voorbereiding in te plannen voorafgaand aan de keuring op dezelfde locatie en dag. 


INHOUDSOPGAVE


1. Waarom gecombineerde afspraken plannen? 

Bij bepaalde keuringen van werknemers zijn er voorbereidende werkzaamheden benodigd voordat de keuring door de arts uitgevoerd kan worden. Te denken valt aan bijvoorbeeld bloedprikken of het uitvoeren van een fietstest bij een assistent van de arts. De nieuwe functionaliteit voor het inplannen van combinatieafspraken zorgt ervoor dat beide afspraken tegelijk ingepland kunnen worden via de planning assistent. De planner hoeft de afspraken niet afzonderlijk in te plannen. 


De planning assistent zorgt er bij het plannen voor dat: 

  • De afspraak voor de arts (de hoofdafspraak) aansluitend gepland wordt binnen de beschikbaarheid van de arts, zodat de tijd van artsen het meest efficiënt wordt benut en er geen gaten in de agenda worden gecreëerd. 
  • De beide afspraken zoveel mogelijk aansluitend zijn voor werknemers zodat er minder wachttijd is voor de werknemer. De planner kan uit de geboden suggesties de best passende afspraken selecteren en inplannen.


Let op! Het is belangrijk om voor het kunnen plannen van gecombineerde afspraken voor keuringen de beschikbaarheden hierop in te richten. 

  • De beschikbaarheid van de assistent moet eerder beginnen dan de beschikbaarheid van de arts, zodat voorbereidende afspraken ingepland kunnen worden voorafgaand aan de 1e mogelijkheid bij de arts. 
  • Er moet voldoende beschikbare capaciteit zijn bij assistenten voor het inplannen van voorbereidende afspraken. Als de voorbereidende afspraken niet gepland kunnen worden, blijft ook de agenda van de arts leeg.


2. Spreekuursoortenbeheer

In spreekuursoortbeheer is hiervoor de afspraaksoort ‘Consultation Preparation’ geïntroduceerd. Spreekuursoorten van deze afspraaksoort zijn bedoeld voor de benodigde voorbereiding van een keuring, zoals bijvoorbeeld bloedprikken of de fietstest. 


Een spreekuursoort voor een voorbereiding heeft een beperkt aantal instellingen. Deze spreekuursoorten zijn geschikt om gecombineerd in te plannen met een hoofdafspraak en bevatten daarom ook niet alle functionaliteit van een reguliere spreekuursoort.



    2.1 Koppelen voorbereiding spreekuur aan het spreekuur van de keuring

Om ervoor te zorgen dat bij het plannen van het spreekuur via de planning assistent ook de voorbereiding afspraak wordt ingepland, is het benodigd dat bekend is welke voorbereiding ingepland moet worden. Hiervoor moet bij de spreekuursoort een voorbereiding spreekuursoort gekoppeld worden. 


Bij het bewerken van een spreekuursoort is er een veld ‘Spreekuur voorbereiding’ aanwezig. In dit veld wordt een knop weergegeven waarmee een nieuw scherm voor het koppelen van de voorbereiding geopend kan worden. In dit scherm kan een keuze gemaakt worden voor een spreekuursoort van het type ‘Consultation Preparation’. 




In een latere release wordt de functionaliteit uitgebreid met datavelden voor het kunnen tonen van informatie over de voorbereiding afspraak in een oproepbrief van de hoofdafspraak. Totdat deze datavelden zijn gerealiseerd zou de oproepbrief ingericht kunnen worden bij de voorbereidende afspraak voor het tonen van de juiste 1e afspraaktijd aan de werknemer.


3. Plannings assistent 

Als een planner via de planning assistent een keuring gaat inplannen van een spreekuursoort met gekoppelde voorbereiding, worden er 2 afspraken ingepland. De planner kan in alle stappen van het plannen via de planning assistent (afspraakgegevens, afspraakmogelijkheden, bevestiging) zien dat er sprake is van een gekoppelde voorbereiding spreekuursoort. Bij het inplannen van de afspraken zijn ook beide afspraken inzichtelijk voor de planner. 


Bij het invoeren van de afspraakgegevens worden zodra een spreekuursoort met een gekoppelde voorbereiding is geselecteerd, de volgende velden weergegeven: 

  • Veld ‘Voorbereidingsspreekuur’ met de naam van de spreekuursoort 
  • Veld ‘Duur voorbereiding’ met de standaard duur van de voorbereiding spreekuursoort. De duur van de voorbereiding kan ook desgewenst worden aangepast.



Bij het ophalen van de afspraakmogelijkheden worden de voorgestelde keuring afspraak gecombineerd met de voorbereidende afspraak weergegeven. Van de afspraken worden de volgende gegevens getoond: 

  • Afspraak voorbereiding: 
    • Datum, starttijd, eindtijd o
    • Uitvoerder 
  • Afspraak spreekuur: 
    • Datum, starttijd, eindtijd 
    • Uitvoerder 
  • Contactvorm (fysiek) 
  • Oproeplocatie 
  • Afstand voor werknemer 
  • Tussentijd tussen afspraken voor werknemer 


Vervolgens kan gekozen worden voor het selecteren en bevestigen van het inplannen. Beide afspraken worden ingepland. Bij het selecteren en inplannen van de afspraken, worden dezelfde gegevens van beide afspraken getoond: 

  • Datum en starttijd van afspraak 
  • Uitvoerder van afspraak 
  • Spreekuursoort van afspraak 





Bij de detailinformatie van de voorbereidende afspraak kun je ook zien welke hoofdafspraak hierop volgt.

In onderstaand voorbeeld is de Duikerskeuring de hoofdafspraak die volgt na de voorbereidingsafspraak.



4. Bewerken en verwijderen van gecombineerde afspraken

Het verwijderen en bewerken van een gecombineerde afspraak is makkelijk gemaakt door inzicht te verschaffen welke afspraken onderdeel zijn van een gecombineerde afspraak en om deze aan te passen. 


Ten eerste wordt er aan de gebruikers getoond dat het een combinatie afspraak betreft als er binnen de agenda op een afspraak geklikt wordt. Hier zal een melding staan dat de voorbereidingsafspraak of hoofdafspraak onderdeel is van de combinatieafspraak. 



Indien er op bewerken geklikt wordt, wordt er een nieuwe tab geopend waar een overzicht staat van beide afspraken. Via deze manier kunnen gecontroleerd beide afspraken gewijzigd worden.



In het geval dat er een afspraak verwijderd wordt, worden de afspraken gecombineerd verwijderd als de hoofdafspraak verwijderd wordt. Als de hoofdafspraak niet verwijderd kan worden dan worden beide afspraken niet verwijderd. Als alleen de voorbereidingsafspraak niet verwijderd kan worden, dan wordt de hoofdafspraak wel nog verwijderd. 


Let op: Combinatie afspraken zijn niet te bewerken via "Herplannen via Wizard". Dit zal ook niet ondersteund gaan worden.


5. Herplannen van gecombineerde afspraken

Sinds release 8.36 Tin is het ook mogelijk om gecombineerde afspraken te herplannen binnen de agenda zelf. Dit kan op twee manieren:


Herplannen via afspraak in de agenda

Als je binnen de agenda de voorbereidings- of hoofdafspraak hebt aangeklikt, kun je middels de drie streepjes rechtsboven kiezen voor de optie 'Herplannen met planning assistent'. Hiermee wordt het herplannen scherm geopend dat al binnen de Xpert Suite gebruikt wordt.



Herplannen via 'Afspraken zoeken'

Het is ook mogelijk om afspraken te zoeken in de agenda via Acties > Afspraken zoeken. Binnen dit scherm is het voor een gecombineerde afspraak ook mogelijk om die te herplannen via de voorbereidings- of hoofdafspraak. Als je de betreffende afspraak hebt aangeklikt, kun je middels de drie streepjes rechtsboven kiezen voor de optie 'Herplannen met planning assistent'. Ook hier opent het herplannen scherm dat al binnen Xpert Suite gebruikt wordt.




6. Mergefields combinatieafspraken

Er zijn ook mergefields toegevoegd die de data van de voorbereidende afspraak gebruiken. Zo kan bijvoorbeeld in het emailsjabloon de starttijd van de voorbereiding aangehouden worden in de uitnodiging. De volgende mergefields zijn beschikbaar gesteld en kunnen ingesteld worden in sjablonen: 

  • [ Has Preparation Event ] 
  • [ Date Preparation Event ] 
  • [ Date Preparation Event (dd-mm-jjjj) ] 
  • [ Start Time Preparation Event ] 
  • [ End Time Preparation Event ] 
  • [ Duration Preparation Event (minutes) ] 
  • [ Time Between Events In Min ] 
  • [ Preparation User Full Name ] 
  • [ Preparation User Function ]