INHOUDSOPGAVE
1. Projectteam Otherside at Work
Het projectteam van Otherside at Work bestaat uit 3 kernpersonen die de lead over de implementatie hebben en eventuele andere actoren uit de teams van Otherside at Work op de achtergrond inzetten.
Dit zijn de projectmanager (centraal aanspreekpunt), lead consultant (processen, inrichting en integrale oplossing) en de consultant Integration & Migration (data en integratie). De rolverdeling vanuit Otherside at Work is als volgt:
- Projectmanager; o.a. verantwoordelijk voor de overall project coördinatie samen met de projectmanager van de klant, bewaking van planning en budget
- Leadconsultant; o.a. verantwoordelijk voor de bewaking van de scope en integraliteit van het resultaat en beoordelen changes, verantwoordelijk voor organiseren inhoudelijke afstemming over in te richten processen en alles wat daarmee samenhangt en de daadwerkelijke inrichting
- Integration & Migration consultant; o.a. verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming en ondersteuning bij realisatie van datamigratie en interfaces
1.2 Wat kun je van de projectleden van Otherside at Work verwachten?
1.2.1 Project Manager OaW
- De project manager OaW zorgt voor afstemming over projectdoelen, projectplanning en projectplan incl. scope en risico's.
- De project manager OaW levert concept projectplan en projectplanning op.
- De project manager OaW legt resources voor het projectteam OaW vast op basis van de projectplanning van Otherside at Work. Indien resources niet beschikbaar zijn, geeft project manager OaW dit tijdig (minimaal een maand voor geplande werkzaamheden) aan bij project manager klant zodat impact bepaalt kan worden en resource planning geüpdatet kan worden.
- De project manager OaW identificeert potentiële risico's vroegtijdig en implementeert strategieën om deze te mitigeren.
- De project manager OaW coördineert teaminspanningen bij het projectteam van Otherside at Work.
- De project manager Otherside at Work levert periodieke voortgangsrapportages op aan project manager klant inclusief overzicht budget (van vooraf getekende SaaS overeenkomst) versus besteding. Indien scope creep of budgetuitbreiding dreigt, bespreekt de project manager OaW voorafgaand aan eventuele extra inzet de impact op doorlooptijd, resources en budget met project manager klant.
- De project manager OaW zorgt voor de monitoring van projectplanning en deliverables genoemd in projectplanning. Bij afwijking van deze projectplanning en oplevering deliverables acteren project managers samen direct en passen projectplanning / oplevering deliverables aan met oog op het kritieke pad.
- De project manager OaW stelt na livegang een project end report op waarin projectgegevens, projectbudget versus realisatie, projectdeliverables, geaccepteerde issues, openstaande punten en overdracht naar beheer staan.
1.2.2 Project Consultant OaW
- Voert samen met de projectleden van de klant het project uit volgens het verstrekte projectplan en de getekende overeenkomst. Maakt zich vertrouwd met de scope en vereisten van het project of de opdracht.
- Implementeert de oplossing bij de klant op basis van het projectplan.
- Bewaakt de voortgang van het project en communiceert hierover met de klant.
- Identificeert vroegtijdig (potentiële) knelpunten en problemen in de implementatie en neemt proactieve maatregelen.
- Bereidt overdrachtsdocumentatie voor en deelt deze met interne en externe belanghebbenden.
- Begeleidt de acceptatietest, adresseert testbevindingen en lost deze waar mogelijk op, op basis van het projectplan en getekende overeenkomst.
- Begeleidt het go-live proces en de eerste twee weken na livegang Xpert Suite op basis van het projectplan en getekende overeenkomst.
1.2.3 I&M Consultant OaW
- De I&M consultant heeft begrip van verschillende integratiepatronen en -technologieën zoals API's, SFTP, webservices en middleware. De I&M consultant zorgt samen met de technisch contactpersoon van de klant en eventuele leveranciers voor integratie met verschillende systemen en databronnen volgens wens van de klant en op basis van de overeengekomen scope, getekende overeenkomst en beschikbare technische mogelijkheden.
- De I&M consultant begeleidt in de datamigratie van oud verzuimsysteem naar Xpert Suite volgens overeengekomen scope, getekende overeenkomst en beschikbare technische mogelijkheden.
- De I&M consultant identificeert potentiële risico's die samenhangen met de integratie(s) en datamigratie en implementeert samen met de klant en leveranciers risicobeperkingsstrategieën.
- De I&M consultant begeleidt het go-live proces en de eerste twee weken na livegang Xpert Suite op basis van het projectplan en getekende overeenkomst.
2. Projectteam klant
Het projectteam wordt vanuit de klant aangevuld met minimaal onderstaande kernrollen.
Dit zijn de projectmanager (centraal aanspreekpunt), de key users (kennishebber processen en business vertegenwoordiger) en de functioneel beheerder(s). Indien noodzakelijk kan dit team aangevuld worden met inhoudsdeskundigen.
De rolverdeling vanuit de klant is als volgt:
2. 1 Projectmanager klant
- De project manager klant stelt de projectdoelen en acceptatiecriteria van het project op.
- De project manager klant voorziet het projectplan en concept projectplanning van OaW van feedback en accordeert beide documenten in de eerste maand na kick-off project.
- De project manager klant legt resources voor het projectteam klant vast op basis van de projectplanning van Otherside at Work. Indien resources niet beschikbaar zijn, geeft project manager klant dit tijdig (minimaal een maand voor geplande werkzaamheden) aan bij project manager Otherside at Work zodat impact bepaalt kan worden en resource planning geüpdatet kan worden.
- De project manager klant identificeert potentiële risico's vroegtijdig en implementeert strategieën om deze te mitigeren.
- De project manager klant bewaakt de vooraf opgestelde scope. Indien het projectteam klant uitbreiding wil op afspraken ten aanzien van scope en getekende overeenkomst, bespreekt de project manager klant dit direct met de projectmanager OaW.
- De projectmanager klant neemt deel aan de periodieke stuurgroep.
- De project manager klant zorgt voor de actieve monitoring van projectplanning en deliverables genoemd in projectplanning. Bij afwijking van deze projectplanning en oplevering deliverables acteren project managers samen direct en passen projectplanning / oplevering deliverables aan met oog op het kritieke pad.
- De project manager klant bewaakt hypercare fase volgens afspraken met OaW.
- De project manager klant voorziet project end report opgesteld door OaW van feedback bij decharge en draagt het project officieel intern over aan de beheerfase (functioneel beheer afdeling).
2.2 Key users
- De key users zijn kennishebbers van processen van de klant, eerste aanspreekpunt voor de consultant van Otherside at Work en eerste inhoudelijk aanspreekpunt voor inhoudelijk betrokkenen.
- Er worden minimaal twee key users beschikbaar gesteld om voortgang en opgedane kennis tijdens project te borgen.
- De key users zijn de afgevaardigden van de gebruikers. Zij hebben gedegen kennis uit de praktijk en kennen uiteindelijk als beste de nieuwe applicatie.
- Dit is géén tijdelijke rol in het project. Ook na het project blijven de key users een belangrijke rol vervullen in het ondersteunen van de organisatie in het gebruik van de applicatie.
2.3 Functioneel beheerder
- De functioneel beheerders volgen de Functioneel Beheer training bij OaW.
- De functioneel beheerders zijn na livegang verantwoordelijk voor het 1e lijns beheer van Xpert Suite.
- De functioneel beheerders worden tijdens het project betrokken bij de implementatie. Zij zijn aanwezig bij de inhoudelijke werksessies zodat zij begrijpen waarom er voor een bepaalde inrichting gekozen wordt en zij helpen actief mee aan de implementatie door bepaalde onderdelen in Xpert Suite in te bouwen. De project consultant OaW is hun directe aanspreekpunt.
2.4 Inhoudsdeskundige(n)
- Er kunnen inhoudsdeskundigen betrokken worden bij het project. Zij zijn o.a. verantwoordelijk voor inhoudelijke afstemming met de Otherside at Work consultants voor het specifieke kennisgebied van deze deskundige (bv. proces, data, interface, rapportage).
Op basis van de verschillende projectonderdelen die geïmplementeerd worden (werkprocessen, modules, koppelingen, datamigratie etc.), vorm je als klant het projectteam zodat alle rollen tijdens het project goed vertegenwoordigd zijn. Daarnaast is het belangrijk dat het projectteam altijd voldoende mandaat heeft om tijdens het project te mogen beslissen over de inrichting van Xpert Suite. De projectgroep van de klant is verantwoordelijk voor de match tussen de business en de inrichting in Xpert Suite.