INLEIDING
Het gebruik van een eigen e-mailserver heeft een aantal voordelen:
- Je kunt als afzender e-mailadressen van je eigen organisatie gebruiken;
- Je hebt als klant volledige controle over beveiligingsmaatregelen, zoals SPF, DKIM & DMARC;
- Je kunt op basis van de logging van je eigen mailservers meer foutanalyses uitvoeren, mochten er klachten zijn over de aflevering van e-mails.
Voor werkgevers die een 3-partijen overeenkomst hebben met ook een medisch verwerkingsverantwoordelijke in dezelfde Xpert Suite klantomgeving, is het verzenden via een eigen mailserver vaak een probleem. Ook berichten van medische gebruikers zouden dan via deze mailserver lopen, die vaak in beheer is bij de werkgever zelf. Dat is daardoor vaak om privacy-technische redenen niet wenselijk. Controleer indien dit bij jou speelt dus goed bij je eigen privacy-verantwoordelijke of FG of het gebruik van de eigen mailserver wel mogelijk is.
Het is hierbij wel belangrijk dat het aantal verstuurde e-mails vanuit de Xpert Suite de drempelwaardes niet structureel overschrijdt. Binnen de Xpert Suite bestaat de mogelijkheid om limieten op te geven en als het aantal e-mails de limieten overschrijden zullen deze door ons later aangeboden worden, echter betekent dit wel dat alle opvolgende e-mails vertraagd afgeleverd worden.
Het proces om een externe mailserver te gebruiken voor uitgaande e-mails vanuit de Xpert Suite bestaat uit een aantal stappen:
- Het toevoegen van een nieuwe mailserver;
- Het toevoegen van afzenders bij de mailserver;
- Het koppelen van de afzender aan één of meerdere mastersjablonen.
Stap 1: Het toevoegen van een nieuwe mailserver
Navigeer naar Beheer > Applicatieinstellingen > Mailserver beheer. Hier heb je de autorisatie ‘Mailservers bekijken’ en ‘Mailservers wijzigen’ voor nodig, te vinden onder Autorisaties > Beheer feature autorisaties voor Emails.
Selecteer de optie “+ Nieuwe mailserver”:
Geef een naam voor de mailserver op en selecteer het type mailserver:
Afhankelijk van het gekozen type worden bepaalde onderdelen voorgevuld, waaronder eventuele bekende limieten.
Indien gewenst, kunnen limieten toegevoegd of aangepast worden.
Stap 2: Het toevoegen van afzenders
Selecteer binnen het mailserverbeheer de optie “+ AFZENDER TOEVOEGEN”
In het scherm kan zowel de naam van de afzender als het e-mailadres van de afzender opgegeven worden, naar dit e-mailadres worden twee e-mails verstuurd:
- Eén e-mail via onze eigen server, op basis van de publiek bekende MX-Records van het domein om aan te tonen dat het account door jou beheerd wordt;
- Eén e-mail via de bijbehorende mailserver om de configuratie te testen.
Na het versturen van de verificatie e-mails wordt de mogelijkheid gegeven om beide codes in te voeren, na het invoeren van de beide codes wordt de afzender toegevoegd als beschikbare afzender. Het maakt niet uit welke code als code 1 of als code 2 wordt opgevoerd, zolang ze beide maar ingevuld worden.
Mochten de e-mails niet ontvangen worden, dan kan bij de logging bekeken worden wat de bijbehorende foutmelding is. Dit wordt verder hieronder beschreven.
Stap 3: Het koppelen van de afzender aan één of meerdere mastersjablonen
Navigeer naar Beheer > Applicatieinstellingen > E-mail master sjablonen
Selecteer het gewenste sjabloon in de lijst aan de linkerkant:
En selecteer “Aanpassen”:
Door bij ‘Email Server’ de gewenste server te selecteren, zijn bij de afzender vervolgens de bij die server behorende afzenders te selecteren. Na het opslaan van de wijzigingen, zullen alle nieuwe e-mails met het betreffende mastersjabloon via de eigen mailserver verstuurd worden.
Voor foutanalyse is logging inzichtelijk met betrekking tot het aanbieden van de e-mails vanuit de Xpert Suite aan jouw mailserver, deze toont echter een beperkte historie van enkele weken. Selecteer hiervoor in het beheer wederom de optie “Mailserver beheer” en vervolgens de gewenste mailserver. De knop “Logging” geeft inzicht in de recente e-mails voor deze server met hierbij de status van de verzending:
