Voor het genereren van de factuurgrondslagen gaan we in het CMM beheer naar ‘Maken en aanbieden factuurgrondslagen’.
Het facturatieproces bestaat uit een 2-tal stappen.
- Genereren conceptfacturen, hierbij worden de verrichtingen geselecteerd en vastgezet opdat ze niet meer kunnen wijzigen.
- Na controle kan je de conceptfacturen definitief maken.
Het genereren van de conceptfacturen (en daarna de definitieve facturen) doe je op basis van een aantal selectieparameters:
Met de ‘Selectie factuursoort’ maak je onderscheidt tussen het type factuur. Betreft dit enkel verrichtingfacturen, abonnementsfacturen of mogen beide tegelijk gegenereerd worden.
Wanneer je voor een specifieke klant(groep) de facturatie wil klaarzetten heb je de mogelijkheid om dit bij ‘Selectie klant’ aan te geven op basis van regioselectie, debiteurennummer of naam werkgever.
Bij ‘Selectie op contract’ kan er nog verder worden gespecificeert op type contract in geval van facturatie van abonnementsfacturen of op een specifiek contractmodel.
Tot slot kan je met de ‘Selectiedatum facturering’ bepalen tot welke datum u de factuurgrondslagen wil genereren. Hierbij dient het voor de verrichtingencontracten om een afgesloten periode te gaan gebasseerd op de ingangsdatum van het contract bij de klant.
Dat betekent dat wanneer een klant het contract in laat gaan op 15 januari er vanaf de 15e van de eerstvolgende maand gefactureerd zal kunnen worden wanneer we uitgaan van een maandelijkse facturatiefrequentie en er in het contractmodel ingesteld staat dat er gefactureerd mag worden na 0 na het verstrekken van de periode.
Deze regel geldt niet wanneer het (optionele) vinkvakje ‘Factureren op basis van peildatum’ is geselecteerd. In dat geval zal de datum van de selectiedatum worden gehanteerd voor de facturatie.
Na het instellen van de selectiecriteria kun je via de knop ‘Genereren’ de conceptfacturen klaarzetten. Het systeem gaat automatisch een scherm terug en stuurt een e-mail wanneer het proces afgerond is en de concept-factuurgrondslagen klaarstaan. Dit proces zal afhankelijk van de grote van de selectie gemiddeld tussen de 5 en 30 minuten dienen te duren.
Nadat het genereren van de conceptfacturen is afgerond wordt onderstaande aan de rechterkant van het scherm getoond:
Dit is een samenvatting van alle gegenereerde conceptfacturen waarbij per regel een factuur zal worden aangemaakt met een eigen batchnummer.
Met het blauwe klok icoon kan de gehele factuurregel worden uitgesteld. Dit houdt in dat deze bij een volgende facturatierun weer naar voren zal komen.
Met het groene vinkje (standaard geselecteerd) weer aangeboden mocht je deze eerder deze sessie hebben uitgesteld.
Let op! Het rode kruis sluit de gehele facturatieregel met alle daarbij horende verrichtingen of abonnementsgelden voor altijd uit van facturatie, deze zal nooit meer worden gegenereerd of worden aangeboden.
Naast de gehele facturatieregel kan je ook de details van de conceptfactuur inzien. Door op de specifieke regel dubbel te klikken wordt onderstaande scherm getoond.
Hier kan je vervolgens per verrichting aangeven of deze uitgesteld, aangeboden (standaard geselecteerd) of uitgesloten van facturatie dient te worden.
Tot slot kan er ook op een specifieke verrichtingregel worden geklikt waarmee bij die exacte verrichting nog een aanpassing kan worden gedaan.
Wij raden aan om de conceptfacturen via een rapportage op te vragen, dit geeft de mogelijkheid om alle conceptfactuurregels in Excel in te zien. Mocht deze nog niet beschikbaar zijn kan je deze via je Beheerder, CSM of Applicatie consultant aanvragen.
(Let wel, deze rapportage is niet bedoelt om al in een facturatiesysteem aan te bieden, de status van de verrichtingen is nog niet correct op ‘Aangeboden’ gezet waarmee we aangeven dat een verrichting al aangeboden voor facturatie is. Daarvoor is de laatste stap randvoorwaardelijk)
Wanneer je akkoord bent met alle conceptfacturen klik je op ‘Definitief samenstellen van batches’ in het midden van het beheerscherm. Hierna kan je op de voor jou toepasbare manier de facturen downloaden (in Rapportage Xpert) of in het gekoppelde facturatiesysteem terugzien.