Introductie

In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe je in de XpertSuite applicatie van Otherside at work een nieuwe set factuurgrondslagen kunt genereren. Factuurgrondslagen zijn essentieel voor het beheren en automatiseren van facturatieprocessen binnen de applicatie.

Instructie

Voor het genereren van de factuurgrondslagen gaan we naar het beheer > Dienstverlening > Factuurgrondslagen

Het facturatieproces bestaat uit een 2-tal stappen. 

1. Genereren conceptfacturen, hierbij worden de verrichtingen geselecteerd en vastgezet opdat ze niet meer kunnen wijzigen.
2. Na controle kan je de conceptfacturen definitief maken.

Het genereren van de conceptfacturen (en daarna de definitieve facturen) doe je op basis van een aantal selectieparameters:

• Nieuwe Set Genereren
  • Klik rechtsboven op de knop "NIEUWE SET GENEREREN". Hiermee start je het proces om een nieuwe set factuurgrondslagen aan te maken.

• Specifieke Factuursoort Selecteren
  • Vink het vakje "Specifieke factuursoort" aan (zie afbeelding hieronder, stap 4).
  • Kies uit de beschikbare opties:
    • Abonnementen (stap 5): Dit betreft periodieke facturen voor doorlopende diensten.
    • Correctie (stap 6): Gebruik deze optie om aanpassingen te maken aan eerder verzonden facturen.
    • Verrichtingen (stap 7): Facturen voor verrichtingen.

• Klant en Contract Selecteren
  • Vul indien nodig de velden "Klant" en "Contract" in om de facturatie verder te specificeren.
• Datum Facturering Instellen
  • Stel de datum in waarop de facturen gegenereerd moeten worden.
  • Optie "Verrichtingen factureren tot de selectiedatum ipv. de facturatieperiode"
    • Het aanvinken van de optie "Verrichtingen factureren tot de selectiedatum i.p.v. de facturatieperiode" zorgt ervoor dat alleen verrichtingen die zijn uitgevoerd tot en met de geselecteerde datum worden gefactureerd, in plaats van alle verrichtingen binnen een vooraf bepaalde facturatieperiode.
• Genereren Klik op de knop "GENEREREN" om de nieuwe set factuurgrondslagen aan te maken.
• Wanneer je op "Genereren" hebt geklikt, keer je terug naar het hoofdscherm. Hier zie je een overzicht van de gegenereerde factuurgrondslagen. Je kunt, terwijl de set bezig is met genereren, de status lezen van de set door op jezelf te klikken in de treeview. Er is een verversknop in dit overzicht zichtbaar om de laatste status op te halen.
• Wat wordt getoond:
  • Gebruiker: De naam van de persoon die de set heeft gegenereerd.
  • Type Facturatieset: Geeft aan welk type set is aangemaakt, bijvoorbeeld "Eigen set".
  • Aangevraagd op: De datum en tijd waarop de set is gegenereerd.
  • Status: De huidige status van de factuurset, bijvoorbeeld "is aangevraagd".
• Klikken op de Set: Je kunt op de regel van een specifieke set klikken om meer details te bekijken. Dit opent een gedetailleerd overzicht van de inhoud van de factuurgrondslagen, inclusief alle individuele verrichtingen en bijbehorende informatie.

Dit overzicht helpt je om snel inzicht te krijgen in de status en inhoud van je facturatiesets.

 Zodra de set de status Concept heeft, is de grondslagen set gereed om definitief te maken.

• Beschrijving van de Schermen voor Definitieve Facturatie

Na het genereren van een factuurgrondslagenset in Xpert Suite, kun je deze set definitief maken. Voordat je dit doet, is het mogelijk om controles uit te voeren en verrichtingen uit de facturatie te halen, indien nodig.

• Hoofdscherm: Overzicht Factuurgrondslagen Sets
  • Gebruiker: De naam van degene die de set heeft aangemaakt.
  • Type Facturatieset: Geeft aan welk type set is aangemaakt, bijvoorbeeld "Eigen set".
  • Aangevraagd op: Datum en tijd van aanvraag.
  • Status: Geeft de huidige status aan, zoals "is aangevraagd".
• Detailscherm: Factuurgrondslag Gegevens

• Contractinformatie: Hier zie je details zoals Klantcontract ID en Contractmodel.
• Facturatiegegevens: Informatie over de betalingsplichtige en facturatiewijze.
• Factuurperiode: Start- en einddatum van de factuurperiode.

• Controles en Aanpassingen

1. Controle uitvoeren:
   • Klik op een specifieke set om gedetailleerde informatie te bekijken.
   • Controleer of alle verrichtingen correct zijn opgenomen.
2. Verrichtingen uitsluiten:
   • Markeer specifieke verrichtingen die je wilt uitsluiten van de facturatie.
   • Dit kan nodig zijn als bepaalde diensten nog niet voltooid zijn of als er fouten zijn ontdekt.
3. Definitief maken:
   • Zodra alle controles zijn uitgevoerd en aanpassingen zijn gedaan, kun je de set definitief maken.
   • Dit betekent dat de facturen daadwerkelijk worden gegenereerd en verzonden.

Wanneer alle controles zijn uitgevoerd en er akkoord is op alle conceptfacturen, kan vervolgens op de knop 'SET DEFINITIEF MAKEN' geklikt worden.

Hierna kan je op de voor jou toepasbare manier de facturen downloaden (in Rapportage Xpert) of in het gekoppelde facturatiesysteem terugzien.

Kortere eerste abonnementsperiode

Het komt voor dat werkgevers een korte abonnementsperiode hebben, bijvoorbeeld omdat de klant halverwege de periode klant worden. Bij het toevoegen van een dienstverleningovereenkomst aan een werkgever (Organisatie --> Werkgever -->Dienstverlening --> overeenkomst toevoegen) kan ingericht worden dat de eerste abonnementsperiode korter is dan normaal. Daarbij kan de startdatum van de volgende abonnementsperiode ingevuld worden. 

Overig

In het tabel overzicht van de factuurgrondslagen, kun je ook bulkacties uitvoeren over de verschillende factuurgrondslagen om de statussen te veranderen van de verschillende grondslagen. Dit doe je onder de knop “Grondslag status wijzigen” waar je de status moet uitkiezen. Bij de bulkactie voor de status “Niet factureren” zal de lijst van factuurgrondslagen gelimiteerd worden tot alleen verrichtingsgrondslagen omdat alleen die deze status kunnen ontvangen.

Wanneer je klikt op een individuele factuurgrondslag vind je informatie over de factuurgrondslag zelf, het contract, facturatie gegevens, en ook de verschillende bedragen van de factuurgrondslag. Ook kun je in de toolbar knoppen vinden om de status van de factuurgrondslag te veranderen.

In een apart tabje kun je de individuele regels bekijken, erop doorklikken of daarop bulk acties voor status op de regels uitvoeren.

Elke regel is individueel te bekijken. Hier zie je informatie over de status, het type verrichting of abonnement, facturatie gegevens, en bedragen. Je kunt aantallen aanpassen of kortingen in het geval van een verrichtingsregel. In de toolbar kun je ook de status wijzigen van de individuele regel.

Het is overigens mogelijk om in de gegenereerde factuurgrondslagen van andere gebruikers het aantal facturen en de te factureren bedragen zijn, zodat het ook duidelijk is waar andere gebruikers mee bezig zijn. 

Een set factuurgrondslagen kan door alle gebruikers met de autorisatie “Is contractmanager” en daarbij de autorisatie “Volledig beheer”, worden verwijderd in het overzicht van factuurgrondslagen sets. Dit is ongeacht of het de eigen set is of die van een andere gebruiker. En kan ook reden gegeven worden bij het verwijderen van een set.