Voor het genereren van de factuurgrondslagen gaan we naar het beheer > Dienstverlening > factuurgrondslagen beheer
Het facturatieproces bestaat uit een 2-tal stappen.
- Genereren conceptfacturen, hierbij worden de verrichtingen geselecteerd en vastgezet opdat ze niet meer kunnen wijzigen.
- Na controle kan je de conceptfacturen definitief maken.
Het genereren van de conceptfacturen (en daarna de definitieve facturen) doe je op basis van een aantal selectieparameters:
Met de ‘Selectie factuursoort’ maak je onderscheidt tussen het type factuur. Betreft dit enkel verrichtingfacturen, abonnementsfacturen of mogen beide tegelijk gegenereerd worden. De optie "correctie" wordt alleen gebruikt in het oude factuurgrondslagen beheer.
Wanneer je voor een specifieke klant(groep) de facturatie wil klaarzetten heb je de mogelijkheid om dit bij ‘Selectie klant’ aan te geven op basis van regioselectie, debiteurennummer of naam werkgever.
Bij ‘Selectie op contract’ kan er nog verder worden gespecificeert op type contract in geval van facturatie van abonnementsfacturen of op een specifiek contractmodel.
Tot slot kan je met de ‘Selectiedatum facturering’ bepalen tot welke datum u de factuurgrondslagen wil genereren. Hierbij dient het voor de verrichtingencontracten om een afgesloten periode te gaan gebaseerd op de ingangsdatum van het contract bij de klant.
Dat betekent dat wanneer een klant het contract in laat gaan op 15 januari er vanaf de 15e van de eerstvolgende maand gefactureerd zal kunnen worden wanneer we uitgaan van een maandelijkse facturatiefrequentie en er in het contractmodel ingesteld staat dat er gefactureerd mag worden na 0 na het verstrekken van de periode.
Deze regel geldt niet wanneer het (optionele) vinkvakje 'Verrichtingen factureren tot de selectiedatum ipv de facturatieperiode’ is geselecteerd. In dat geval zal de datum van de selectiedatum worden gehanteerd voor de facturatie.
Na het instellen van de selectiecriteria kun je via de knop ‘Genereren’ de conceptfacturen klaarzetten. Je kunt, terwijl de set bezig is met genereren, de status lezen van de set door op jezelf te klikken in de treeview. Er is een verversknop in dit overzicht zichtbaar om de laatste status op te halen.
Je kunt in het overzicht links navigeren naar je eigen factuurgrondslag set en ook de sets van andere gebruikers bekijken. Wanneer je op de set klikt, zie je in het scherm rechts de set view met daarin de set gegevens en het totaal bedrag. Hier is ook een knop om de set definitief te maken.
Wanneer je akkoord bent met alle conceptfacturen klik je op ‘Set definitief maken’. Hierna kan je op de voor jou toepasbare manier de facturen downloaden (in Rapportage Xpert) of in het gekoppelde facturatiesysteem terugzien.
Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien. Je kunt hier de set gegevens bekijken maar je kunt ook de individuele grondslagen bekijken op basis van de structuurboom aan de linkerkant
In het tabel overzicht van de factuurgrondslagen kun je ook bulkacties uitvoeren over de verschillende factuurgrondslagen om de statussen te veranderen van de verschillende grondslagen. Dit doe je onder de knop “Grondslag status wijzigen” waar je de status moet uitkiezen. Bij de bulkactie voor de status “Niet factureren” zal de lijst van factuurgrondslagen gelimiteerd worden tot alleen verrichtingsgrondslagen omdat alleen die deze status kunnen ontvangen.
Wanneer je klikt op een individuele factuurgrondslag vind je informatie over de factuurgrondslag zelf, het contract, facturatie gegevens, en ook de verschillende bedragen van de factuurgrondslag. Ook kun je in de toolbar knoppen vinden om de status van de factuurgrondslag te veranderen.
In een apart tabje kun je de individuele regels bekijken, erop doorklikken of daarop bulk acties voor status op de regels uitvoeren.
Elke regel is individueel te bekijken. Hier zie je informatie over de status, het type verrichting of abonnement, facturatie gegevens, en bedragen. Je kunt aantallen aanpassen of kortingen in het geval van een verrichtingsregel. In de toolbar kun je ook de status wijzigen van de individuele regel.
Het is overigens mogelijk om in de gegenereerde factuurgrondslagen van andere gebruikers het aantal facturen en de te factureren bedragen zijn, zodat het ook duidelijk is waar andere gebruikers mee bezig zijn.
Een set factuurgrondslagen kan nu door alle gebruikers met de autorisatie “is contractmanager” en daarbij de autorisatie “Volledig beheer”, worden verwijderd in het overzicht van factuurgrondslagen sets. Dit is ongeacht of het de eigen set is of die van een andere gebruiker. En kan ook reden gegeven worden bij het verwijderen van een set.