Voor het aanmaken van een contractmodel gaan we in CMM beheer naar ‘Aanmaken nieuw contractmodel’.

In onderstaand scherm kies je op welk bestaand contractmodel je het nieuwe contractmodel wilt baseren. Hiermee neem je de complete inrichting van dat contractmodel over. Wanneer dit het eerste contractmodel binnen jouw XpertSuite omgeving gaat zijn klik je waarschijnlijk het lege contractmodel aan. Hierna klik je op ‘Overnemen gegevens startmodel’.

Nu kun je het contractmodel een naam geven (1). Verder kun je selecteren of dit een begeleidingscontract (2) is of niet. Bij een begeleidingscontract kun je abonnementstarieven opnemen en verrichtingen. Wanneer je aangeeft dat het geen begeleidingscontract betreft kun je alleen abonnementstarieven opnemen en geen verrichtingen.

Let op, wanneer je geen gebruik maakt van dienstverlening kun je maar 1 begeleidingscontract per werkgever koppelen.

Klik op 'Opslaan' (3) klik op het tabblad 'Prijstabel verrichtingen' (4) en ga naar 'Prijscategorie beheer' (5).

Prijscategorie beheer

Binnen het Prijscategorie beheer kunnen we prijscategorieën aanmaken. In een prijscategorie kun je 1 of meerdere verrichtingen koppelen en de categorie bevat de instellingen op basis waarvan een verrichting gefactureerd gaat worden.

Let op, binnen een contractmodel kan een verrichting maar aan 1 prijscategorie gekoppeld worden. Gebruik je dienstverlening, dan kun je in een prijscategorie alleen een verrichting koppelen van dezelfde dienstverlening als die gekoppeld is aan het contractmodel.

Binnen het Prijscategorie beheer kun je aan de linkerkant bovenaan op 'Overzicht' klikken. Dit zorgt ervoor dat je aan de rechterkant alle verrichtingen krijgt te zien die je in dit contractmodel kunt koppelen, of ze al in een prijscategorie zitten met daarbij enkele instellingen van deze prijscategorie.

Klik je links boven op 'Nieuwe prijscategorie' dan kom je in het scherm waarmee je een nieuwe prijscategorie kunt inrichten.

Op het begin kun je de naam (1) en de Betalingsplichtige (2) invullen. Wanneer je deze laatste hebt gevuld komen er eventueel ook extra opties beschikbaar. Kies je bijvoorbeeld ‘In abonnement’ dan worden er geen kosten gefactureerd en hoef je hier verder ook niets voor in te vullen. Je hoeft dan alleen verrichtingen toe te voegen aan de prijscategorie. Kies je voor 'Werkgever' dan is dit wel het geval.

Geef verder aan of het een stuksprijs of uurtarief (3) betreft. Wanneer voor uurtarief wordt gekozen zullen de kosten per minuut berekend worden op basis van het ingestelde uurtarief.

Vervolgens kun je kiezen of er een vast bedrag of formule gebruikt moet worden(4). 

Let op. Wanneer je kiest voor 'Vast bedrag' dan geef je de prijs op in de prijscategorie. Nadeel hiervan is dat wanneer je de prijs in de toekomst moet wijzigen, je direct een nieuwe versie van je contractmodel moet aanmaken. Wanneer je kiest voor 'Formule' kun je de prijscategorie koppelen aan een eerder aangemaakte prijsvariabele. Op die manier kun je de prijzen en prijswijzigingen buiten de contractmodellen om beheren. Hierdoor hoeft je niets steeds een nieuw contractmodel aan te maken en de prijzen zijn veel makkelijker en sneller in bulk aan te passen.

Kies een afronding (5) en op welke manier er moet worden afgerond.

Bij 'Verkoopprijs' (6) en 'Kostprijs' (7) kun je formules gebruiken voor het berekenen van de prijs. In het eerste veld kies je de prijsvariabelen. Als je dat doet en verder niets aanpast aan de formule zal de prijs van de gekozen prijsvariabele gebruikt worden. De kostprijs hoeft meestal niet gebruikt te worden.

Geef nu een BTW-percentage (8) op en vervolgens eventueel een normtijd (9).

De velden 'Financieel refnr 1.' en 'Financieel refnr 2.' (10) kunnen worden gebruikt om gegevens met de te factureren verrichtingen mee te sturen naar het facturatiesysteem. Bijvoorbeeld projectnummers die je mee wilt sturen naar Exact.

Door iets in te vullen bij 'Factuurtekst' (11) kun je ervoor zorgen dat die tekst naar het facturatiesysteem wordt gestuurd voor iedere gekoppelde verrichting in plaats van de naam van de verrichting. Daarnaast kun je via 'Anoniem factureren' (12) verrichtingen zonder vermelding van een dossier factureren. Bijvoorbeeld in het geval van een Arbeidsomstandigheden spreekuur waar de werkgever niets van mag weten.

En als laatste moeten er natuurlijk ook verrichtingen gekoppeld worden. Dit doe je via de knop 'Nieuwe verrichting' (13). De verrichtingen die je toevoegt aan deze prijscategorie worden gefactureerd via de instellingen die we zojuist hebben behandeld.

Wanneer je op de knop hebt geklikt kun je kiezen voor een Opdrachtsoort, Spreekuur of Taak. Op basis van deze keuze krijg je de beschikbare verrichtingen te zien.

Als je kiest voor een opdrachtsoort dan krijg je 2 extra opties. Een taak verrichting en spreekuursoort verrichting zijn afhankelijk van de taak en spreekuursoort waar ze aan zijn gekoppeld. Omdat een opdrachtsoort altijd los wordt geschreven is deze afhankelijkheid er niet.

Je kunt geautoriseerde gebruikers de mogelijkheid geven om een aangepaste prijs in te vullen bij het schrijven van deze verrichting. Dit is bijvoorbeeld makkelijk wanneer de verrichting altijd geschreven wordt voor een actie die afhankelijk is van een offerte waarbij de prijs iedere keer anders kan zijn. Je moet de betreffende gebruiker hier ook voor autoriseren in het gebruikersbeheer.

Bij de 2e optie zijn gebruikers of gebruikersgroepen aan te vinken die deze verrichting mogen schrijven.

Na het klikken op 'Toevoegen' wordt de verrichting toegevoegd aan de prijscategorie en kun je indien nodig nog een verrichting toevoegen op dezelfde manier.

Ben je klaar met inrichten van deze prijscategorie, vergeet dan niet om onderaan op ‘Opslaan’ te klikken.

Sluit na het aanmaken van 1 of meerdere prijscategorieën het Prijscategorie beheer. Je komt dan weer in het scherm voor het inrichten van dit nieuwe contractmodel.

Facturatie gegevens

Ga naar het tabblad 'Wijze van factureren contractmodel' en klik op de knop 'Facturatie gegevens'.

In dit scherm kunnen we gegevens voor facturatie van abonnement en verrichtingen inrichten. Bijvoorbeeld de facturatiewijze.

Als eerste de instellingen voor het abonnement. Een omschrijving van de facturatiewijze (1) kan worden opgegeven. Deze wordt alleen hier getoond. Vervolgens kun je de facturatiewijze (2) instellen. Dus of er bijvoorbeeld per jaar of per maand moet worden gefactureerd. Is je eerste facturatie op 05-01 dan zal in het geval van 'per jaar' de volgende keer gefactureerd worden op 05-01 van het volgende jaar.

Eventueel is in te geven vanaf welke dag na de start van de periode (3) gefactureerd kan worden. Dit staat standaard op 0, dus direct.

Nu het soort abonnement (4). Hier hebben we de volgende opties.

• Limieten
• Omslag
• Vast

Bij Limieten en Omslag zijn de instellingen grotendeels gelijk en wordt gefactureerd op basis van medewerkersaantallen. Bij Vast wordt simpelweg een vast bedrag in rekening gebracht en wordt niet gekeken naar de medewerkersaantallen.

In dit voorbeeld gaan we uit van 'Omslag'.

De betalingsplichtige (5) kan worden gekozen waarna we uitkomen bij de tarieven voor voltijds- en deeltijdsmedewerkers. Wanneer je 1 tarief hanteert hoef je alleen bij (6) een tarief in te vullen. In de velden 7 t/m 10 vul je dan 0 in. Hanteer je wel afwijkende tarieven dan moet je aangeven op basis van welke uren de XpertSuite moet bepalen onder welke categorie een medewerker gerekend moet worden.

Nu we hebben ingericht welke tarieven gehanteerd moeten worden, kan ook ingesteld worden (11) hoe de medewerkersaantallen bepaald worden. Automatisch of via handmatige telling. Hierbij is de automatische telling het meest gebruikelijke.

Let op. Wanneer automatische telling gekozen wordt is het uiteraard essentieel dat alle medewerkers in de XpertSuite worden opgevoerd.

Nu kan de peildatum van telling (12) worden ingevoerd. Dit is standaard 0. Dus op de eerste dag van de nieuwe facturatieperiode.

Het te hanteren btw percentage (13), de opbrengstrekening abonnementsgelden (14) en de betalingstermijn (15) kunnen worden ingevoerd.

Nu de facturatiegegevens voor het abonnement zijn ingericht gaan we verder met de gegevens voor de verrichtingen.

De in te vullen gegevens voor verrichtingen is beperkter. Wederom kun je een omschrijving (1) invoeren welke alleen hier zichtbaar is. Daarnaast de facturatiewijze (2), het aantal dagen na start facturatieperiode vanaf wanneer er gefactureerd (3) kan worden en de betalingstermijn (4) waarbij ook gekozen kan worden voor ‘Geen betalingstermijn’.

Heb je dit alles ingevuld, klik dan op ‘Opslaan’ waardoor dit scherm gesloten wordt. Kies nu voor ‘Opslaan & sluiten’.