Mogelijkheden

Op dit moment zijn er vier verschillende configuraties beschikbaar om medewerkers te importeren, afhankelijk van de gewenste koppelsleutel (personeelsnummer of BSN) en de wijze van aanlevering (mutaties of compleet) selecteer je de gewenste variant.



Personeelsnummer
BSN
MutatiesStandaard Medewerker Import op personeelsnummer
Standaard Medewerker Import op personeelsnummer
CompleetConversie Volledige Medewerker Import op personeelsnummer
Conversie Volledige Medewerker Import op BSN



Overzicht instellingen


ConfiguratieMedewerker import
Type koppelingSFTP
Wijze van aanleverenCompleet of mutaties
KoppelsleutelPersoneelsnummer of BSN
Bestandsformaten.xls, .xlsx, .xml



Belangrijk aandachtspunt: 
Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van het koppelplatform én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd.



Stappenplan


Stap

Actie

Wie

1

Ga naar de Xpert Suite Beheer pagina

Functioneel beheerder

2

Klik in het menu op Koppelvlakken

Functioneel beheerder

3

Klik op SFTP Account beheer

Functioneel beheerder

4

Klik op nieuwe koppeling toevoegen

Functioneel beheerder

5

Vul de gegevens voor de koppeling in:

  • Naam koppeling: bijvoorbeeld: Importsheets_[Klantnaam]
  • Type koppeling: SFTP
  • Inlognaam: bijvoorbeeld: [Klantnaam]
  • Autorisaties: Werkgever, Werkgevergroep of Alle werkgevers
  • Type de naam van de werkgever of werkgevergroep en selecteer deze in de lijst

Functioneel beheerder

6Klik op opslaanFunctioneel beheerder
7
Klik op Key genererenFunctioneel beheerder
8Selecteer de optie E-mail of SMS
Functioneel beheerder
9Vul het e-mailadres of telefoonnummer in van de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren, naar deze persoon zal het wachtwoord via de gekozen optie verstuurd worden
Functioneel beheerder
10Klik op Key genereren
Functioneel beheerder
11Download de key
Functioneel beheerder
12Ga naar het tabblad Configuraties
Functioneel beheerder
13Klik op nieuwe configuratie toevoegen
Functioneel beheerder
14

Vul de gegevens voor de configuratie in:

  • Gegevensstroom: Medewerkers
  • Configuratie: selecteer afhankelijk van de gewenste koppelsleutel en de wijze van aanlevering voor één van de vier genoemde templates: 
    • Standaard Medewerker Import op personeelsnummer
    • Standaard Medewerker Import op BSN
    • Conversie Volledige Medewerker Import op personeelsnummer
    • Conversie Volledige Medewerker Import op BSN

Selecteer de optie standaard

Functioneel beheerder
15Download de standaard 
Functioneel beheerder
16Klik op opslaan en druk op bevestigen
Functioneel beheerder
17

Deel de volgende gegevens met de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren

  • Inlognaam:  Zie volledige naam op tabblad koppeling
  • Adres: ksftp.xpertsuite.nl
  • Naam van de gegevensstroom: Medewerkers
  • Het gedownloade bestand key.ppk
  • Het gedownloade .xlsx bestand 
Functioneel beheerder

18Vul het toegestuurde .xlsx bestand in, denk hierbij aan de verplichte velden
Contactpersoon klant

19

Log middels de toegestuurde credentials in op het sftp account, dit is mogelijk via een programma als WinSCP of Filezilla:

  • Inlognaam: ontvangen via functioneel beheerder
  • Adres: ksftp.xpertsuite.nl
  • Wachtwoord: ontvangen per e-mail of sms
  • Poort: 22

Autenticatie: Key.ppk ontvangen via functioneel beheerder 


Contactpersoon klant
20Upload het bestand in de map Medewerkers
Contactpersoon klant




Velden

Bij de verschillende velden is aangegeven of ze Verplicht, Conditioneel of Optioneel zijn. Voor deze termen gelden de volgende definities:


Verplicht: Veld moet ingevuld worden.

Conditioneel: Verplicht mits de bijbehorende conditie aan de orde is, anders is het veld Optioneel.

Optioneel: Veld hoeft niet maar kan wel ingevuld worden.


 

Naam VeldVereist Toelichting 
Code_WerkgeverConditioneelVerplicht indien het account voor meerdere werkgevers geautoriseerd is. Zorg er voor dat de werkgevercode in de XpertSuite bij de stamgegevens van de werkgever is gevuld. 
BurgerservicenummerConditioneel
Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel BSN.
Personeelsnummer
Conditioneel
Verplicht indien er is gekozen voor koppelsleutel personeelsnummer.
Achternaam_partner
Optioneel
Tussenvoegsels_partner
Optioneel

Eigen_achternaam
Verplicht
roepnaam
Verplicht

voorletters
Verplicht
tussenvoegsels
Optioneel
geslacht
Verplicht
geboortedatum
Verplicht
adres
Optioneel

huisnummer
Optioneel

Huisnummer_toevoeging
Optioneel

postcode
Optioneel

plaatsnaam
Optioneel

landcode
Optioneel

telefoon_werk
Optioneel

telefoon_thuis
Optioneel
telefoon_mobiel
Optioneel

email_adres_thuis
Optioneel

email_adres_werk
Optioneel

Overlijdensdatum
Optioneel

indiensttredingsdatum
Verplicht
uitdiensttredingsdatum
Optioneel

Naam_afdeling
Optioneel
code_afdeling
Verplicht
naam_functie
Verplicht
code_functie
VerplichtDeze code dient overeen te komen met de afdelingscode zoals deze in Xpert Suite is opgevoerd
Loonomvang
OptioneelDit betreft het bruto salaris
omvangdienstverband
Optioneel
Dit betreft het aantal uren
startdatum_dienstverband
Verplicht
einddatum_dienstverband
Optioneel