Belangrijk aandachtspunt: 
Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van het koppelplatform én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd.



INHOUDSOPGAVE

Mogelijkheden

Met de Standaard Afdelingen Import is het mogelijk om:

  • Afdelingen aan te maken
  • Afdelingen te verwijderen of te archiveren
  • Hiërarchie aan te brengen tussen afdelingen
  • Leidinggevenden voor de afdelingen te onderhouden (let op: dit zijn geen gebruiker accounts)
  • Contactpersoon naar het UWV te onderhouden
  • Arbodienst van de afdeling te onderhouden


Overzicht instellingen


ConfiguratieStandaard Afdelingen Import
Type koppelingSFTP
Wijze van aanleverenComplete aanlevering
KoppelsleutelAfdelingscode
Update contact gegevensOverschrijvend
Bestandsformaten.xls, .xlsx, .xml


Stappenplan


Stap

Actie

Wie

1

Ga naar de Xpert Suite Beheer pagina

Functioneel beheerder

2

Klik in het menu op Koppelvlakken

Functioneel beheerder

3

Klik op SFTP Account beheer

Functioneel beheerder

4

Klik op nieuwe koppeling toevoegen

Functioneel beheerder

5

Vul de gegevens voor de koppeling in:

  • Naam koppeling: bijvoorbeeld: Importsheets_[Klantnaam]
  • Type koppeling: SFTP
  • Inlognaam: bijvoorbeeld: [Klantnaam]
  • Autorisaties: Werkgever, Werkgevergroep of Alle werkgevers
  • Type de naam van de werkgever of werkgevergroep en selecteer deze in de lijst

Functioneel beheerder

6

Klik op opslaan

Functioneel beheerder

7

Klik op Key genereren

Functioneel beheerder

8

Selecteer de optie E-mail of SMS

Functioneel beheerder

9

Vul het e-mailadres of telefoonnummer in van de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren, naar deze persoon zal het wachtwoord via de gekozen optie verstuurd worden

Functioneel beheerder

10

Klik op Key genereren

Functioneel beheerder

11

Download de key

Functioneel beheerder

12

Ga naar het tabblad Configuraties

Functioneel beheerder

13

Klik op nieuwe configuratie toevoegen

Functioneel beheerder

14

Vul de gegevens voor de configuratie in:

  • Gegevensstroom: Organisatiestructuur
  • Configuratie: selecteer Standaard Afdelingen Import

Selecteer de optie standaard

Functioneel beheerder

15

Download de standaard 

Functioneel beheerder

16

Klik op opslaan en druk op bevestigen

Functioneel beheerder

17

Deel de volgende gegevens met de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren

  • Inlognaam:  Zie volledige naam op tabblad koppeling
  • Adres: ksftp.xpertsuite.nl
  • Naam van de gegevensstroom: Organisatiestructuur
  • Het gedownloade bestand key.ppk
  • Het gedownloade bestand Standaard Afdelingen Import.xlsx

Functioneel beheerder

18

Vul het toegestuurd formulier Standaard Afdelingen Import.xlsx in

Contactpersoon klant

19

Log middels de toegestuurde credentials in op het sftp account, dit is mogelijk via een programma als WinSCP of Filezilla:

  • Inlognaam: ontvangen via functioneel beheerder
  • Adres: ksftp.xpertsuite.nl
  • Wachtwoord: ontvangen per e-mail of sms
  • Poort: 22

Autenticatie: Key.ppk ontvangen via functioneel beheerder 

Contactpersoon klant

20

Upload het bestand Standaard Afdelingen Import.xlsx in de map Organisatiestructuur

Contactpersoon klant



Velden

Bij de verschillende velden is aangegeven of ze Verplicht, Conditioneel of Optioneel zijn. Voor deze termen gelden de volgende definities:


Verplicht: Veld moet ingevuld worden.

Conditioneel: Verplicht mits de bijbehorende conditie aan de orde is, anders is het veld Optioneel.

Optioneel: Veld hoeft niet maar kan wel ingevuld worden.


 

Naam VeldVereist Toelichting 
WerkgeverCodeConditioneelAlleen verplicht indien het account voor meerdere werkgevers geautoriseerd is. Zorg er voor dat de werkgevercode in de XpertSuite bij de stamgegevens van de werkgever is gevuld. 
AfdelingNaamVerplichtDit betreft de naam van de afdeling.
AfdelingCodeVerplichtAan de hand van deze code kan later een medewerker in de juiste afdeling worden geplaatst. Dit betreft de koppelsleutel van de afdelingen import.
Afdelingcode_parentOptioneelIn dit veld geef je de afdelingcode weer van de bovenliggende afdeling. Indien de afdeling op het hoogste niveau geplaatst dient te worden, laat dan dit veld leeg. 
ArboDienstOptioneelIndien bekend kan dit gevuld worden met het betreffende arbodienstID uit de Xpert Suite. 
Arbodienst_ContractnummerOptioneelIndien bekend kan dit gegeven aangeboden worden. 
StraatOptioneelAdres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. 
PostcodeOptioneelAdres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. 
PlaatsnaamOptioneelAdres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. 
TelefoonnummerOptioneelAdres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. 
Leidinggevende_BSNOptioneelBSN van de leidinggevende van de afdeling.
Leidinggevende_PersoneelsnummerOptioneelPersoneelsnummer van de leidinggevende van de afdeling. 
Leidinggevende_ExternIdOptioneelExternId van de leidinggevende van de afdeling. 
Leidinggevende_AchternaamOptioneelAchternaam van de leidinggevende van de afdeling. 
Leidinggevende_EmailOptioneelE-mailadres van de leidinggevende van de afdeling. 
Leidinggevende_GeslachtOptioneelGeslacht van de leidinggevende van de afdeling. 
Leidinggevende_TussenvoegselsOptioneelTussenvoegsels van de leidinggevende van de afdeling. 
Leidinggevende_VoorlettersOptioneelVoorletters van de leidinggevende van de afdeling.  Maximaal 20 karakters.
Leidinggevende_TelefoonnummerOptioneelTelefoonnummer van de leidinggevende van de afdeling. 
Contactpersoon_BSNOptioneelBSN van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. 
Contactpersoon_PersoneelsnummerOptioneelPersoneelsnummer van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. 
Contactpersoon_ExternIdOptioneelExternId van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. 
Contactpersoon_AchternaamOptioneelAchternaam van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. 
Contactpersoon_EmailOptioneelEmail adres van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. 
Contactpersoon_GeslachtOptioneelGeslacht van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. 
Contactpersoon_TussenvoegselsOptioneelTussenvoegsels van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. 
Contactpersoon_VoorlettersOptioneelVoorletters van de contactpersoon naar UWV van de afdeling.