Een taak kan worden ingericht als taaksoort Emailsignaal. Hiermee kun je ervoor zorgen dat op een vast moment in een traject een mail verstuurd gaat worden. Ook kun je deze taak uiteraard laten triggeren zodat deze wordt toegevoegd wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit kan door middel van de formulier triggers in de taak, of via de triggerhandler.

 

INHOUDSOPGAVE


Aanmaken E-Mail sjabloon


Om een email te kunnen versturen moet er eerst een emailsjabloon worden aangemaakt.


Stap 1. Ga in beheer naar Applicatie instellingen en vervolgens naar E-Mail sjablonen .


 

 

Stap 2. Klik bovenaan op Nieuw sjabloon .


 


Stap 3. Voer een naam en code in. De code kan vaak gelijk zijn aan de naam.


 


Stap 4. Voer een mailadres bij Afzender in.

De ontvanger ziet dit mailadres als afzender in de mail staan. Hierbij staat ook een standaard algemeen mailadres van XpertSuite.


 


Stap 5. Geef het onderwerp van de mail aan.


 


Stap 6. Je kunt kiezen voor met of zonder opmaak.

Voor het sjabloon voor je taak maakt dit niet zoveel uit. Standaard staat Met opmaak aangevinkt.


  

 

Stap 7. Je kunt nu de inhoud van de mail vormgeven in het veld Inhoud .

Typ hier de inhoud zoals je wilt dat deze ook inde geautomatiseerd verstuurde mail verschijnt. Het is hierbij ook mogelijk om datavelden te gebruiken. Denk hierbij aan:

  • Naam werkgever: [ Naam Werkgever ]
  • Bezoekadres wat is ingesteld bij de werkgever: [ BezoekAdres Adres Werkgever ]
  • Telefoonnummer wat is ingesteld bij de werkgever: [ TelNr Werkgever ]
  • Personeelsnummer van de werknemer: [ PersNr Werknemer ]
  • Achternaam van de werknemer: [ Achternaam Voorkeurshantering ]
  • Volledige naam van de werknemer: [ Naam Werknemer ]
  • Aanhef werknemer (De heer/ Mevrouw): [ De heer / Mevrouw (G1W) ]
  • Geboortedatum werknemer: [ Geb.datum (dd-mm-jjjj) Werknr ]
  • Adres werknemer: [ Adres Werknemer ]
  • Postcode werknemer: [ PC Werknemer ]
  • Plaatsnaam werknemer: [ Plaatsnaam Werknemer ]

 

Heeft u andere velden nodig, vraag het uw consultant of de XpertDesk van Otherside.

 

Stap 8. Wanneer de inhoud is gevuld klik je op Naar html omzetten en vervolgens op Opslaan .


 

 

Inrichten taak Emailsignaal

Stap 1. Ga in klassiek beheer naar de juiste Taakbibliotheek en voeg de nieuwe taak toe.

 

Stap 2. Geef de taak een naam en kies bij Taaksoort voor Emailsignaal .

 

Stap 3. Vul de gegevens verder in zoals je gewend bent.

 

Stap 4. Vul bij Onderwerp het onderwerp van de mail in.

 

Stap 5. Kies bij Emailsjabloon het sjabloon wat hiervoor is aangemaakt.

 

Stap 6. Eventueel kun je nog een bijlage toevoegen.

Dit is een standaard document of sjabloon uit XpertSuite. Dit zijn geen documenten uit het TrajectenDossier van een werknemer.

 

Stap 7. Geef eventueel aan waar de mail naartoe gestuurd moet worden.

Gebruikers die zijn geautoriseerd voor de taak ontvangen de mail sowieso. 

Als je dus alleen in de taak wilt aanvinken naar wie de mail moet gaan, moet je gebruikers niet autoriseren voor de taak.


 


Stap 8. Sla de taak op en voeg deze indien nodig toe aan een protocolvariatie of voeg de taak toe aan een trigger.